Der Kunde

Die Fachhochschule ist eine private Hochschule mit rund 700 Studierenden. Sie wurde im Jahr 2006 gegründet, um Nachwuchs an Fach- und Führungskräften in Sozial- und Gesundheitsberufen wissenschaftlich auszubilden oder berufsbegleitend weiterzubilden.

Ausgangssituation

Jede Hochschule in Deutschland ist verpflichtet, dem jeweils zum Bundesland gehörigen Amt für Statistik halbjährlich eine Meldung zu erstatten. Die Landesämter für Statistik (LDS) stellen hierfür jeweils eigene Vorlagen mit bundeseinheitlichen Codierungen zur Verfügung und melden diese Daten nach einer Prüfung anschließend weiter zum statistischen Bundesamt. Zu melden ist von der Hochschule an das Landesamt nicht nur die Zahl der Studienanfänger, sondern auch eine ausführliche Auflistung wichtiger Pflicht-Merkmale von jedem einzelnen Studierenden. Insbesondere bei den Studienstartern sind zu Anfang circa 20 verschiedene Merkmale erstmals zu erfassen und mit speziellen Ziffern-Codes abzuspeichern und termingerecht zu melden.

Aufgrund des Wachstums der Hochschule in den vergangenen Jahren wurde es für das Verwaltungspersonal zunehmend aufwendiger, dem Landesamt für Statistik die aktuellen Daten der Hochschule termingerecht zu übermitteln. Denn hierzu wurden sämtliche Daten jedes Bewerbers einzeln in eine Excel-Tabelle eingetragen, deren Aufbau mit circa 50 verschiedenen Spalten amtlich vorgegeben war. Diese Daten mussten aufgrund verschiedener Vorgaben des Landesamtes für Statistik codiert eingetragen werden. Für die verschiedenen Informationen, wie zum Beispiel Geburtsort, Hochschulzugangsberechtigung oder Wohnkreis gab es verschiedene Zahlencodes, welche zunächst aus einer Art Codekatalog des Landesamtes für Statistik herausgearbeitet werden mussten.

Die dafür notwendige papiergestützte Erstbefragung aller Studienstarter wurde von den Studierenden als überflüssig empfunden, da viele der Daten bereits bei der Bewerbung erfragt worden waren. Der zweiseitige Papier-Fragebogen wurde nach der Abgabe vom Verwaltungspersonal der Fachhochschule quasi zunächst in die Sprache des Landesamtes für Statistik übersetzt. Das heißt, dass alle Codes via Codetabellen zugeordnet werden mussten:

So bekommt der Wohnkreis Aachen die Nummer 05354 und ein Erststudium in Mannheim die 6780. Diese amtlich erforderliche Übersetzungsarbeit dauerte pro Student ca. zehn Minuten, was sich bei 100 Studierenden zu circa drei Tagen Arbeit summierte. Anschließend mussten die Codes von jedem Fragebogen in bestimmte Spalten des amtlichen Excels gesetzt und um Standardcodes für Geschlecht oder Nationalität ergänzt werden, was insgesamt nochmals circa zehn Stunden Arbeit verursachte.

Diese Exceltabelle und ein zusätzlicher Erhebungsbogen mussten dann postalisch an das Landesamt für Statistik geschickt werden. Mit der immer größer werdenden Anzahl an Studierenden stieß dieses Vorgehen an Belastungsgrenzen.

Ziel und Lösung

Die Fachhochschule äußerte den Wunsch nach einem TraiNex-Modul, das die einzutragenden Stammdaten direkt und selbstständig codiert. Mehrfache Abfragen unter Studierenden sollten vermieden werden. Die bestehende Paper-Pencil-Befragung sollte am besten durch eine elektronische Kontrolle der aus dem Bewerbungsprozess vorhandenen Daten ersetzt werden.

Die Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH kontaktierte hierzu zunächst das zuständige Landesamt für Statistik, um konkrete amtliche Anforderungen in Erfahrung zu bringen. Nach mehrmonatiger Entwicklung, die in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden durchgeführt wurde, konnte das Modul "LDS-Statistik" in das bestehende TraiNex und den laufenden Betrieb der Fachhochschule komplett integriert werden.

Die Daten einer einzelnen Person müssen nun lediglich nur noch einmal angelegt werden und können ab diesem Zeitpunkt im TraiNex verwaltet werden. Das Eintragen beziehungsweise Verwalten der Daten erfolgt über einen digitalisierten Personalbogen, der neben festen Auswahl-Feldern wie „Wohnort“ oder „Hochschulzugangsberechtigung“ auch freie Textfelder für spezielle Daten wie "Eignung" oder Upload-Felder für beispielsweise den Lebenslauf enthält.

Dieser Bogen wird bereits bei der Online-Bewerbung vom Bewerber selbst ausgefüllt, wobei unmerklich die Codes des Amtes sofort verwendet werden.

Nach erfolgreicher Bewerbung wird der Bewerber zum Studierenden. Alle Daten und Codes aus dem Bewerber-Stammdatenblatt werden dabei automatisch in das Stammdatenblatt des Studierenden überführt.

Der Statistikbeauftragte profitiert davon, dass die Studierenden ihre Daten selbst eingeben und TraiNex die Codierung übernimmt.



Später, bei Studienbeginn bekommt der Studienanfänger im TraiNex auf der Startseite präsentiert, welche seiner wichtigen Stammdaten bereits für seine Person hinterlegt sind. Der Studierende wird innerhalb der ersten Studienwoche amtlich aufgerufen, diese Daten im TraiNex zu prüfen. Falls Stammdaten sich seit der Bewerbung geändert haben oder falsche Stammdaten hinterlegt wurden, dann hat der Studierende die Möglichkeit, diese Fehler zu korrigieren und eine Änderung der Stammdaten einzuleiten. Der Statistikbeauftragte der Hochschule kann dann nach einer Woche eine Übersicht im TraiNex abrufen, in der beispielsweise steht "es gibt bei 50 Personen 6 Änderungen". Die Änderungen werden dem Verwalter sofort farblich hervorgehoben präsentiert und er kann diese annehmen oder ablehnen. Das Verfahren funktioniert auch standortübergreifend mit mehreren Statistikbeauftragten.

Alle nun verifizierten Daten fließen einerseits in das Stammdatenblatt des Studierenden zurück und werden andererseits automatisch codiert, da das TraiNex im Hintergrund immer noch die aktuellen Codes des Landesamtes für Statistik verwendet. Wenn das Landesamt für Statistik einzelne Codes löscht oder neue Codes mitteilt, was einmal jährlich der Fall ist, kann der Statistikbeauftragte der Hochschule diese Änderungen schnell selbst im TraiNex einpflegen.

Das Ganze mündet in einen Mausklick, mit dem das amtliche Excel pro Studiengruppe heruntergeladen werden kann. Alle Informationen der Studienanfänger sind codiert am richtigen Platz der Excel-Tabelle. Sobald das Excel der bisherigen Studierenden aus dem letzten Halbjahr um das Studienanfänger-Excel des aktuellen Halbjahres ergänzt wurde, kann es direkt via Mail zum Landesamt für Statistik geschickt werden.

Der Nutzen

Schnell wurde deutlich, dass sich die Funktion des automatischen Codierens positiv auf den Arbeitsaufwand auswirkt. Zum einen müssen die Studierenden keinen zusätzlichen Papierbogen zu Studienbeginn mehr ausfüllen, sondern sind nur angehalten, die vorhandenen elektronischen Daten einmalig zu prüfen. Dies wird von studentischer Seite als deutlicher Servicezuwachs wahrgenommen. Zum anderen entfällt auf Verwaltungsseite der Hochschule die bisherige Mehrfacheingabe von Stammdaten sowie das aufwendige Codieren und Zuordnen der Codes in spezielle Excel-Spalten.

Das empfindet der Statistikbeauftragte der Fachhochschule, als eine große Erleichterung: „Mit dem TraiNex ist der Aufwand deutlich kleiner und wir können viel Zeit einsparen.“ Allein nur das Codieren der Daten habe zu Studienbeginn ein bis zwei Wochen gedauert. „Der Arbeitsbereich des Codierens ist dank TraiNex überhaupt nicht mehr vorhanden. Das ist so genial“, fügt er erleichtert hinzu.




Mit nur einem Klick erstellt das TraiNex aus den hinterlegten Stammdaten das Excel mit den Codes der Studienanfängern für das Landesdatenamt für Statistik, in diesem Fall für das Bundesland NRW.

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