Der Kunde

Über die FHM

Die Fachhochschule des Mittelstands ist eine private, staatlich anerkannte Fachhochschule. Das Angebot umfaßt Bachelor-, Master- und MBA-Studiengänge in den Bereichen Wirtschaft, Medien, Personal, Gesundheit und Soziales. An den sieben Standorten in Bielefeld, Köln, Pulheim sowie in Rostock, Schwerin, Bamberg und Hannover sind insgesamt rund 2.200 Studierende eingeschrieben, welche in Vollzeit oder berufsbegleitender Teilzeit oder auch via Fernstudium studieren.

Ausgangssituation

Seit der Gründung der FHM im Jahr 2000 steigt die Zahl der Studierenden kontinuierlich. Entsprechend dieser erfolgreichen Entwicklung wachsen auch die Anforderungen an Serviceleistungen für Studierende und Dozenten, wie zum Beispiel die Lehrmaterialverwaltung.

Anfangs haben die Dozenten die Lehrmaterialien für ihre Vorlesungen eigenständig auf ihren privaten Computern verwaltet.

Die entsprechenden Dateien wurden in der Regel vor Beginn einer Vorlesung einmal vom Dozenten ausgedruckt und in der Hochschule mit professionellen Kopiergeräten vervielfältigt sowie anschließend den Studierenden ausgehändigt. Bei einer durchschnittlichen Zahl von fünf DIN-A-4-Blättern pro Student pro Vorlesung, 20 Studierenden in einer Studiengruppe und einer Vorlesung in der Woche musste ein Dozent pro Trimester ca. 1.500 DIN-A-4-Seiten kopieren und verteilen.

Dieses Verfahren wurde durch die steigende Anzahl an Studierenden und Vorlesungen immer aufwendiger und teurer. Zudem waren die Studierenden oftmals lange Zeit damit beschäftigt, ihre Unterlagen zu sammeln und zu ordnen sowie vor dem Klausurtermin untereinander zu vergleichen, ob alle relevanten Unterlagen verfügbar waren.

Ziel und Lösung

Die Hochschule wandte sich an die Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH, deren Campus-Management-System TraiNex die FHM seit ihrer Gründung verwendet.

Die FHM äußerte den Wunsch, dass sowohl Dozenten als auch Studierende ihre Lehrmaterialien digitalisiert online selbst verwalten können. Die Nutzung des frei verfügbaren Lern-Management-Systems moodle wurde dabei von der FHM ausgeschlossen, da die realen Betriebskosten (Total-Cost-of-Ownership) solch einer zusätzlichen Insellösung als zu hoch eingeschätzt wurden. Ebenfalls als wenig produktivitätssteigernd wurde die Idee verworfen, die Lehrmaterialien digital zu sammeln und dann über ein Servicebüro den Studierenden zur Verfügung zu stellen. Solch ein zwischengeschaltetes Servicebüro wurde als digitale, aber nicht optimale Zwischenlösung angesehen, da dieser Umweg keine dozentengesteuerte, didaktisch sinnvoll getaktete und aktuelle Zuordnung ermöglichen würde.

Die Hochschule entschied sich vielmehr dafür, das Hochladen und Zuordnen der Unterrichtsmaterialen in die Hände der Dozenten zu legen – und setzte auch auf deren Motivation, sich den vormaligen Kopieraufwand ersparen zu können.

Bei der Umsetzung des Projektes hat die Trainings-Online GmbH eng mit der FHM zusammengearbeitet, um auf individuelle Wünsche eingehen zu können.

Die Programmierer der Trainings-Online GmbH integrierten in kurzer Zeit ein Modul in das TraiNex, welches den Vorstellungen der FHM entsprach.

Ein Dozent kann nun ganz einfach Dateien in sein persönliches Archiv unter einem bestimmten persönlichen Thema wie „BWL“ hochladen, benennen und gruppieren. Diese Dateien sind zum Beispiel die Folien oder Skripte seiner Vorlesung oder wissenschaftliche Artikel. Zudem hat der Dozent die Möglichkeit, Links auf Webseiten wie z. B. Wikipedia oder Literaturempfehlungen einzupflegen. Die Literaturempfehlungen sind automatisch mit dem Bibliotheks-Modul verlinkt, sodass die Studierenden direkt nachvollziehen können, ob das Buch zum Bestand der Präsenz-Bibliothek gehört.

Sobald ein Dozent alle infrage kommenden Dateien zu einem Thema in sein persönliches Archiv gestellt hat, kann er die Studiengruppen auswählen, für welche die Dateien sichtbar sein sollen. Um die Orientierung dabei zu vereinfachen, kann ein Dozent immer nur die Studiengruppen sehen, in denen er auch unterrichtet. Und die Zuordnung kann nur zu denjenigen offiziellen Themen des Modulhandbuches erfolgen, die der Dozent lehrt.




Das persönliche Material-Archiv des Dozenten erlaubt die individuelle Gruppierung und Benennung seiner Lehrmaterialien sowie die Zuordnung zu den einzelnen Studiengruppen gem. den offiziellen Modulhandbuch-Themen.

Dozent Uwe Brehl, der an der FHM und an der Handwerkskammer Osnabrück mit dem TraiNex arbeitet, war von Anfang an begeistert, dass er die Verwaltung seiner Lehrmaterialien online selber organisieren kann. „Richtig gut gefällt mir, dass man das Archiv ohne Schulung intuitiv steuern kann“, sagt der Diplom-Kaufmann. „Es ist übersichtlich, einfach und ohne Menü-Wirrwarr.“

Die Studierenden sehen beim nächsten Login in das TraiNex auf der Startseite, dass sich beispielsweise zwei neue Dateien im Archiv befinden. Mit einem Klick gelangt der Studierende auf genau diese Stelle im Archiv, wo die neuen Dateien abgelegt sind, und kann diese herunterladen, ausdrucken oder zur Wiedervorlage markieren. Das Archiv wächst so stetig vom Studienbeginn bis zum Studienende. Nach jeder Vorlesung ordnet der Dozent neue persönliche Themen zu, sodass sich bis zum Studienende teilweise über 500 Lehrmaterialien übersichtlich angesammelt haben. Insgesamt werden an der FHM heute über 22.000 Lehrmaterialen erfolgreich, dezentral und rechtssicher durch die Dozenten selbstständig verwaltet.

Studierende evaluieren das Materialmanagement positiv, denn alle Lehrmaterialien befinden sich einheitlich an einem Ort und können jederzeit verwendet werden. Alternativ kann ein Studierender auch seinen Studienverlaufsplan aufrufen und dort alle Materialen abrufen, die zu einer Prüfung gehören. Auch der Abruf mit mobilen Endgeräten über die TraiNex-Web-App wurde inzwischen realisiert und somit mobiles Lernen ermöglicht.

Eine weitere Funktion ist die Zugriffsstatistik, die den Dozenten zeigt, wie viele Studierende die hochgeladenen Dateien nutzen, welche Dateien beliebt oder eher unbeliebt sind.

Auch die Alumni haben nach Abschluss ihres Studiums die Möglichkeit, noch sechs Monate lang auf ihre Dateien zuzugreifen.

Darüber hinaus wurde für die Verwaltung die Möglichkeit geschaffen, mehrere oder alle Archive mit einem Mausklick gleichzeitig zu bestücken, neue Studiengänge automatisch mit allgemeinen Unterlagen zu versorgen, Material auch niederlassungsübergreifend an Dozenten oder auch an gemischte Mitarbeiter-Studierenden-Gruppen zu verteilen.

Der Nutzen

Ein benutzerfreundliches digitales Archiv für Dozenten, Studierende und Verwaltung statt unübersichtlicher und unhandlicher Berge von Kopien: Das TraiNex-Modul zur Lehrmaterial- und Dokumentenverwaltung erleichtert die Arbeit der Dozenten, ermöglicht den Studierenden, mit einem übersichtlichen und vollständigen Archiv ihrer Studieninhalte zu arbeiten, und spart der Hochschule Ressourcen in Form von Papier, Tonerpatronen und Zeit.

Dozenten müssen ihre Lehrmaterialien nur einmal hochladen, danach stehen sie jederzeit zur Verfügung und können immer wieder zielgerichtet neuen Studiengruppen zugeordnet werden. Brehl weiß das zu schätzen: „Durch das TraiNex-Archiv hat man seine Materialien immer griffbereit hinterlegt, auch wenn man Stick oder Laptop mal vergisst. Und alle können die Daten problemlos herunterladen. In anderen Einrichtungen muss dies über den Mailverkehr geregelt werden. Das ist deutlich aufwendiger."






Das Archiv aus Studierendensicht; die klare Symbolik und Anordnung nach offiziellen Themen hilft bei der schnellen Orientierung. Neue Dateien werden deutlich hervorgehoben. Persönliche Markierungen sind möglich. Alternativ kann der Zugriff auch z. B. über den Studienverlaufsplan erfolgen.

Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH
Gartenstraße 11, 33604 Bielefeld
Tel.: 0521-4481883-0 oder 030-6098513-0
E-Mail: info@Trainings-Online.de