Problem

Alexander Müller ist im Stress. Vor dem Verwaltungsmitarbeiter liegt die Rechnung des freien Dozenten Peter Droste über 35 Stunden in vier verschiedenen Kursen. Akribisch durchsucht er den Kursplan der letzten zwei Monate und notiert auf einem kleinen Zettel die Stunden des Dozenten Droste, um die Korrektheit der Stundenanzahl zu überprüfen. Zuvor hatte er bereits den dicken Ordner mit den alten Rechnungen gewälzt, um sicher zu gehen, dass es bei den abgerechneten Stunden zu keinen Dopplungen gekommen ist. Während Müller nun noch einmal die Stunden durchgeht, weil er sich beim ersten Mal verzählt hatte, fällt ihm plötzlich ein: „Hatte der Dozent Droste nicht vor kurzem noch einen Vertrag ohne Fahrtkostenerstattung und mit einem anderen Stundensatz?“ Bei dem Gedanken, jetzt auch noch die Verträge des Dozenten heraussuchen zu müssen, resigniert Müller kurzfristig und geht sich erst einmal einen Kaffee holen. „Wenn es nur eine Möglichkeit gäbe, dass ganze abzukürzen!“, denkt er, während er frustriert in seiner Tasse rührt.

Lösung

Auch, wenn die obige Situation fiktiv ist, kennen sicherlich viele den hohen Aufwand, der im Zusammenhang mit den Eingangsrechnungen, gerade der freien Mitarbeiter, entsteht. In enger Zusammenarbeit mit einer Hochschule hat die Trainings-Online GmbH das TraiNex weiterentwickelt, um allen Kunden hierfür eine komfortable und zeitsparende Lösung anbieten zu können. Gleichzeitig kann nun auch der Dozent mit einem Blick seine geleisteten Stunden und den Stand seiner Zahlungen erfassen. Die gesamte Honorarverwaltung lässt

sich dabei in drei Bereiche aufteilen, die ineinander greifen und sich ergänzen. Ganz gemäß dem Anspruch des TraiNex’, immer eine ganzheitliche Lösung für die anspruchsvollen Aufgaben der modernen Hochschule zu bieten.

Übersichtliche Verwaltung von Dozentenverträgen und Bankverbindungen

Der erste Bereich ist die Verwaltung der Dozentenverträge und Bankverbindungen. Auf der Profilseite des jeweiligen Dozenten können Administratoren, die über die beiden neuen Sonderfunktionen „Dozentenverträge“ und „Bankverbindungen“ verfügen, die sensiblen Vertragsdaten bzw. die Bankverbindungen des jeweiligen Dozenten einsehen, ändern und verschlüsselt abspeichern. Die Daten werden dabei jeweils so präsentiert, dass der aktuelle Vertrag inklusive aktueller IBAN-Bankverbindung stets an erster Stelle steht. Soll ein neuer Vertrag für diesen Dozenten erstellt werden, kann ausgewählt werden, ob dieser als freier oder fester Dozent, in Voll- oder Teilzeit angestellt ist. Zusätzlich können der vereinbarte Stundenlohn, ein pauschaler Betrag pro Monat oder Zusatzentgelt-Vereinbarungen eingetragen werden. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, Soll-Stunden für z. B. Forschung und Lehre, einzutragen.

Ändert sich der Vertrag eines Dozenten, z. B. weil ein ehemals freier Dozent nun festangestellt wird, wird der neue Vertrag, inklusive dem Datum des Vertragsbeginns, ins TraiNex eingetragen. Das System kontrolliert dabei automatisch, dass jedem Dozenten für jeden Zeitraum nur jeweils ein Vertrag zugeordnet ist, Überschneidungen sind damit ausgeschlossen.


Übersichtlich werden im TraiNex alle, für die Honorarabrechnung der Dozenten wichtigen Daten, ausgewertet und zentral zusammengefasst.

Das gleiche gilt für die Eingabe neuer Bankverbindungen, die ebenfalls nach Aktualität sortiert sind. Diese Übersicht bietet dabei nicht nur eine schnelle Kontrollmöglichkeit bei der Abrechnung, sie wird auch in den anderen Bereichen der Honorarabrechnung genutzt, um die Arbeit von Verwaltung und Dozenten weiter zu erleichtern.

Dozent hat Stundenabrechnung im Blick

Der zweite Bereich ermöglicht dem Dozenten, die abrechenbaren Stunden leicht zu ermitteln. Dazu muss der Dozent in seinem TraiNex-Kalender lediglich in die Listenansicht wechseln. Hier sieht er, wie bisher, in einer Übersicht seine bisherigen und zukünftigen Veranstaltungen. Neu ist die Vor-Berechnung der konkret abrechenbaren Stunden. Sobald der Dozent auf dieser Basis seine Papierrechnung erstellt hat und an die Verwaltung gesendet hat, kann er die Unterrichtsstunden mit dem Button „eingereicht“ markieren. Danach sieht nun der dafür zuständige Mitarbeiter in der Verwaltung, dass eine Rechnung von dieser Person vorliegt oder eingehen wird. Der Dozent kann auch bei Bedarf über den weiteren Fortgang seiner Zahlungen auf dem Laufenden gehalten werden: sowohl der Eingang seiner Rechnung als auch die Anweisung der Zahlung erscheint dann.

Effektive Kostenkontrolle durch Administrator und Management

Dies alles wird im dritten Bereich für die Honorarabrechnung verwaltet. Ein Admin, mit entsprechender Sonderfunktion, kann pro Dozent sehen, für welche Fächer dieser eine Rechnung eingereicht hat. Anhand der erbrachten Stunden und der hinterlegten Vertragsdaten errechnet das TraiNex automatisch den Betrag, der diesem Dozenten für dieses Fach zusteht. Dabei wird berücksichtigt, wenn das Vertragsverhältnis zum Zeitpunkt der Leistungserbringung vom aktuellen Vertrag abweicht. Reicht also z. B. ein Dozent, der in Teilzeit 32 Euro die Stunde verdient, eine Rechnung für eine Veranstaltung

ein, die er damals noch als freier Dozent für 20 Euro die Stunde gehalten hat, dann wird dies automatisch vom TraiNex berücksichtigt. Nachdem der Eingang der Rechnung mit nur einem Klick bestätigt wurde, kann nun einfach überprüft werden, ob der eingereichte Betrag korrekt ist oder ob noch Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Neben dem eigentlichen Gehalt können auch Sonderzahlungen, z. B. Fahrtgeld, eingetragen werden. Auch ist es möglich, die vom TraiNex aus den hinterlegten Vertragsdaten errechneten Beträge manuell abzuändern. Praktisch ist dies z. B., wenn Dozenten eine Pauschale als Leiter einer Gruppe bekommen. Ist alles korrekt und die Zahlung angewiesen, kann dies dem Dozenten mit nur einem weiteren Klick in dessen Ansicht übermittelt werden. Als Komfortfunktion zeigt das TraiNex außerdem eine Übersicht aller Zahlungen an diesen Dozenten an. Neben bereits getätigten und noch offenen Zahlungen sind hier auch zukünftige Zahlungen zu sehen, die sich aus schon eingetragenen, aber noch nicht geleisteten Stunden dieses Dozenten ergeben. Dies alles wird ebenfalls in einer grafischen Übersicht angezeigt, um mit einem Blick die Zahlungen an einen Dozenten erfassen zu können. Besonders interessant für das Management: In Sekundenschnelle kann prognostisch, auch für alle Dozenten im Vergleich, ermittelt werden, mit welchen Personalkosten im nächsten Monat zu rechnen ist! Dank dieser zusätzlichen grafischen Anzeigen unterstützt das TraiNex nun, noch mehr als zuvor, eine effektive Kostenkontrolle.

Insgesamt sorgen die neuen Funktionen für einen Zugewinn an Komfort und Übersichtlichkeit für Dozenten und Verwaltung. Der Dozent hat einen schnellen Überblick über seine Zahlungen, die Verwaltung wiederum wird durch die zentrale Lagerung aller relevanten Daten – Vertragsdaten, Bankverbindung, geleistete Stunden – bei einer schnellen Zahlungsabwicklung und effektiven Kostenkontrolle unterstützt. Schlussendlich kann das Management den Haupt-Kostentreiber „Personal“ besser im Controlling berücksichtigen.


Die grafische Darstellung der Honorarzahlungen an Dozenten unterstützt die Verwaltung effektiv bei der Kostenkontrolle.

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