Der Kunde

Zu unseren Kunden gehören mehrere der über 100 Verwaltungs- und Wirtschaftsakademien in Deutschland. Bildungsziel der Akademien ist es, Berufstätigen in Wirtschaft und Verwaltung wissenschaftliche Kenntnisse und berufliche Fähigkeiten anwendungs- und praxisbezogen zu vermitteln, um sie für Fach- und Führungsaufgaben zu qualifizieren. Zurzeit absolvieren 20.000 Studierende das Weiterbildungsstudium auf Hochschulniveau. Die Studierenden können z. B. den Abschluss Betriebswirt (VWA) erlangen. Das Trainex wird derzeit von drei VWAs mit insgesamt ca. 3.000 Nutzern verwendet.

Ausgangssituation

Vor der Einführung des TraiNex' im Jahr 2003 wurde der Einsatz der Dozenten klassisch und ohne TraiNex wie folgt geplant:

Das Verwaltungspersonal der VWA erfragte über einen Listen-Mail-Verteiler bei allen für Lehreinsätze vorgesehenen Dozenten, ob diese in bestimmten Zeiträumen der Planung nicht verfügbar sein würden, z. B. wegen Urlaubs. Nach Rücklauf der Mails wurden diese Daten zunächst kalendarisch aufbereitet. Danach erstellte die VWA manuell in Listen einen Lehrveranstaltungsplan,

in welchem die verschiedenen Module der einzelnen Studiengruppen, die Dozenten und die Lehrveranstaltungsräume für das kommende Semester festgelegt wurden. Der Plan umfasste rund acht DIN-A-4-Seiten pro Studiengruppe.

Dieser Plan wurde dann in ausgedruckter Form an sämtliche Dozenten geschickt. Die Lehrenden überprüften, ob die geplanten Termine mit beispielsweise neuen privaten Terminen kollidierten. Ein Dozent, der in drei Studiengruppen unterrichtete, musste also auf circa 24 DIN-A-4-Blättern die eigenen Lehrveranstaltungen zwischen allen anderen heraussuchen, dann mit seinem Kalender vergleichen und dort eintragen.

Änderungen von Terminen im laufenden Semester waren nicht praktikabel und deshalb grundsätzlich nicht vorgesehen, da eine nachträglich größere Änderung einen Neuversand des Plans an betroffene Dozenten und Studiengruppen zur Folge gehabt hätte.

Da die Anzahl an Studierenden stetig anstieg, wurde diese Methode der Einsatzplanung zunehmend aufwendiger, da zwischenzeitlich bis zu 60 DIN-A-4-Blätter pro Dozent ausgedruckt werden mussten. Darunter litt somit auch die Übersichtlichkeit des ausgedruckten Lehrveranstaltungsplans und für die Dozenten wurde das Abgleichen der Termine zunehmend zeitintensiver. Als Folge mussten die Studierenden länger auf die Veröffentlichung des endgültigen Lehrveranstaltungsplans warten.

Ziel und Lösung

Zentrale Einsatzplanung: Mit der Einführung des TraiNex’ im Jahr 2003 begann unser Kunde, die Abläufe von Lehre und Verwaltung über das Akademie-Management-System zu organisieren, unter anderem die Einsatzplanung. Dieses Modul ermöglicht dem Erstplaner der Lehrveranstaltungen, mithilfe eines digitalen Kalenders Termine für Vorlesungen festzulegen. Zusätzlich können das Thema und der Dozent der Lehrveranstaltung eingetragen werden. Das TraiNex zeigt dem Planer dabei ausschließlich die infrage kommenden Dozenten, z. B. die im Studiengang vorgesehenen Dozenten der BWL. Besonders hilfreich ist auch die Anzeige der Soll- und aktuellen Ist-Stunden eines Themas direkt während der Verplanung.

Die Einsatzplanung im TraiNex beinhaltet zudem eine Ressourcenverwaltung. Damit werden Ressourcen wie Beamer einer Veranstaltung zugeordnet und damit deren Vorhandensein sichergestellt. Auch die passenden Unterrichtsräume werden – entsprechend der im TraiNex abrufbaren Gruppengröße – belegt.

Planungsfehler werden dabei vom TraiNex erkannt und ausgeschlossen. Sobald es beispielsweise zur Überschneidung zweier Termine kommt, erscheint automatisch eine Warnmeldung. Dies geschieht durch eine im Hintergrund laufende umfangreiche Logikprüfung. Auch wenn der ausgewählte Raum zu klein für eine Studiengruppe ist, wird das Problem aufgezeigt und ein Alternativvorschlag vom TraiNex gemacht.

Nachdem zentral von der Verwaltung ein erster Plan erstellt wurde, sind die Dozenten an der Reihe zu überprüfen, ob sie die vorgesehenen Termine wahrnehmen können. Eine einfache Aufgabe, da jeder in seiner persönlichen Ansicht im TraiNex nur die eigenen Termine gezeigt bekommt. Kann ein Dozent einen Termin nicht wahrnehmen und muss eine Alternative finden, steht ihm dafür im TraiNex die Gesamtübersicht des Lehrveranstaltungsplans zur Verfügung.

Dezentrale Einsatzplanung: Nachdem die VWA dieses Modul sechs Jahre lang genutzt hatte und ca. 20.000 Stunden damit verplant hatte, äußerte sie den Wunsch, dass der gesamte Planungsprozess in bestimmten Gruppen wahlweise auch dezentral ablaufen können solle. Die Trainings-Online GmbH griff diese Anregung auf und entwickelte eine Variante der Einsatzplanung. Bei der dezentralen Planung wird nun anfangs nur das Gerüst der Lehre festgelegt. Dazu wird im TraiNex pro Studiengruppe definiert, an welchen Tagen und in welchen Zeitblöcken Unterricht stattfinden soll und welche Themen von welchem Dozenten mit wie viel Stundenkontingent unterrichtet werden sollen. Nicht festgelegt wird, welcher Dozent konkret wann unterrichtet. Auch die Räume können vorab pro Tag festgelegt werden. Beispielsweise könnte Studiengruppe A am Samstag von 14 bis 18 Uhr und am Donnerstag von 17 bis 21 Uhr Unterricht haben. Zudem soll sie im ersten Quartal des Jahres 25 Stunden Unterricht zum Thema Marketing von Dozent Dr. Müller erhalten und 30 Stunden zum Thema Buchführung von Dozentin Dr. Meier. Ist dieses Gerüst zentral


Variante der dezentralen Einsatzplanung mit TraiNex: Dozenten verplanen ein zugewiesenes Zeitbudget auf Wunsch selbstständig.

von der Verwaltung festgelegt und wichtige Termine von VIP-Dozenten vorab eingetragen, werden die restlichen Dozenten informiert und können das zugewiesene Zeitbudget im TraiNex selbst verplanen. Hierzu klickt der Dozent im Wochenplan einfach bei einer freien Unterrichtseinheit auf „Blocken“. Der Dozent kann dabei niemals mehr Stunden planen als er eigentlich unterrichten darf und kann niemals Termine buchen, die vielleicht erst wenige Sekunden vorher ein anderer Dozent geblockt hat. Somit ist gewährleistet, dass alle Dozenten ihre Zeitbudgets für ihre Unterrichtsthemen vollständig und im Abgleich mit ihrem persönlichen Terminkalender selbst verplanen.



Während die technische Realisation an der VWA strukturiert geplant werden konnte, blieb abzuwarten, ob die Dozenten bereit sein würden, sich in die Planung aktiv einzubringen. Tatsächlich wurde der Vorteil, dass keine Listen mehr kontrolliert und keine Mails mit Unterrichtswunschterminen geschrieben werden müssen, schnell erkannt und geschätzt. Die Dozenten haben sich organisatorisch und kulturell in kurzer Zeit auf diese neue Art der Stundenplanung eingelassen.

Der verantwortliche Einsatzplaner schätzt die Vorteile sowohl des zentralen auch auch des dezentralen Moduls sehr: „Die Planung ist jetzt wesentlich übersichtlicher und einfacher. Während die Dozenten ihre Stunden selbst eintragen, spare ich zudem kostbare Zeit für andere Aufgaben.“ Nach der dezentralen Phase folgt dann wieder eine zentral kontrollierte Phase. Die Verwaltung prüft, ob alle eingetragenen Termine so durchgeführt werden können oder noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Am Ende wird der Plan mit einem Mausklick den Studierenden zur Verfügung gestellt.

Der Nutzen

„Wie ein Mosaik mussten früher die Veranstaltungen der Dozenten auf Papier zusammengesetzt werden. Dafür haben wir mehrere Tische zusammengeschoben und die ausgedruckten Termine darauf verteilt“, erinnert sich schmunzelnd der Erstplaner. „Dank TraiNex benötige ich jetzt als Arbeitsfläche dafür nur noch meinen PC-Bildschirm. Und die Lehrenden haben schnell erkannt, dass diese Art der Stundenplanung allen Vorteile bringt. Sie selbst können bei der Einteilung ihrer Stunden mehr mitbestimmen.“

Bei der Planung im digitalen Kalender werden Fehler von vornherein vermieden: Überschneidungen oder andere Fehlplanungen von Stunden, Räumen und weiteren Ressourcen meldet das TraiNex sofort: „Die rot markierte Warnmeldung ist nicht zu übersehen. Ich weiß sofort – Achtung – hier muss eine Alternative gefunden werden.“

Das Modul Einsatzplanung sorgt für Übersichtlichkeit: Dozenten und Studierende sehen zusätzlich zu den Lehrterminen auch den Veranstaltungsraum in ihrem persönlichen Stundenplan, darüber hinaus werden den Dozenten Gruppenkalender z. B. für Ausschusssitzungen oder Privattermine angezeigt. Der Stundenplan wird nicht mehr ausgedruckt, sondern steht in der aktuellen Version immer über Web auf PC, Mac oder mobilen Endgeräten zur Verfügung. Nächste persönliche Termine werden auf der TraiNex-Startseite und zu Monatsbeginn via Mail oder auch einer Toolbar automatisch angezeigt.

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