Der Kunde

Über die FHM

Die Fachhochschule des Mittelstands ist eine private, staatlich anerkannte Fachhochschule. Das Angebot umfaßt Bachelor-, Master- und MBA-Studiengänge in den Bereichen Wirtschaft, Medien, Personal, Gesundheit und Soziales. An den sieben Standorten in Bielefeld, Köln, Pulheim sowie in Rostock, Schwerin, Bamberg und Hannover sind insgesamt rund 2.200 Studierende eingeschrieben, welche in Vollzeit oder berufsbegleitender Teilzeit oder auch via Fernstudium studieren.

Ausgangssituation

Seit der Gründung der FHM im Jahr 2001 steigt die Zahl der Studierenden kontinuierlich. Entsprechend dieser erfolgreichen Entwicklung wachsen auch die Anforderungen an Angebote wie die Bibliothek.

Am Anfang war die Verwaltung des überschaubaren Buchbestandes noch per Listen in Excel möglich. Neubeschaffungen wurden in Excel erfasst und dann genau einem Buchregal zugeordnet. Da der Großteil der Medien als Präsenzbestand geführt wurde, war auch die Ausleihe noch einfach über ein zusätzliches Excel-Datenblatt möglich.

Einen Suchkatalog für Studierende gab es nicht, die Bücher waren nach Lehrmodulen sortiert und mit einer Signatur versehen. Das Auffinden eines Buches geschah, indem man persönlich vor Ort in der Bibliothek das passende Regal und entsprechende Lehrmodul suchte und dann nachsah, welche Bücher dazu gerade verfügbar waren.

Der stetige Anstieg an Medien führte das excelbasierte System bei der Überschreitung eines Bestands von ca. 2.000 Medien an seine Grenzen. Die Ausleihe war aus Sicht der Studierenden unkomfortabel, denn nur vor Ort konnten die Studierenden erfahren, ob ein Buch vorhanden, ausgeliehen oder verlängerbar war. Gerade in den vorlesungsfreien Zeiten oder während der Praktikumsphasen war dies sehr unpraktisch. Noch komplizierter wurde es, wenn wie so häufig der kleine Papierzettel, auf welchem die wichtigsten Ausleihdaten aufgelistet waren, abhanden kam.

Bereits nach wenigen Jahren wurde das excelbasierte Listensystem, trotz intensiver Versuche der Nachbesserung, als ungeeignet eingestuft und nach einer Alternative für Verwaltung und Studierende gesucht — auch, da die Präsenzbibliothek in eine Ausleihbibliothek umgewandelt werden sollte.

Ziel und Lösung

Wichtigstes Ziel war, den Service für Studierende im Bereich der Katalogsuche zu verbessern. Auch die Arbeit der Bibliotheksmitarbeitenden sollte vereinfacht werden, unter anderem durch eine standortübergreifende Vereinheitlichung des Managements der Ausleihe. Letztlich mussten die externen Prüfkriterien der institutionellen Akkreditierer an Bibliotheken beachtet werden. Technische Nebenbedingung war, dass der in Excel organisierte Alt-Bestand in das neue System einmalig importierbar sein sollte.

Die Vielzahl der Anforderungen führte zur Bildung einer Arbeitsgruppe, die die Prozesse des Bibliothek-Altsystems zunächst analysierte und im Hinblick auf künftige Anforderungen neu überdachte und dokumentierte. Schnell war dabei klar, dass keine technische Insellösung angestrebt werden sollte. Als beste Lösung wurde die Integration des Bibliothekssystems in das Campus-Management-System TraiNex angesehen. Das TraiNex, welches bereits seit der Gründung der FHM erfolgreich genutzt wird, beinhaltete zu diesem Zeitpunkt bereits ein einfaches Bibliotheksmodul. Es wurde letztlich beschlossen, dieses Modul im Hinblick auf die Bedürfnisse mittelgroßer Ausleih-Bibliotheken zu professionalisieren.

So entstand ein Pflichtenheft und innerhalb von drei Monaten wurde das Bibliotheksmodul programmiertechnisch relaunched. Dieses Modul gleicht einem internen OPAC, in welchem sämtliche Medien aller Standorte verwaltet werden können. Medien sind Bücher oder auch CDs, Sammelordner oder freigegebene Abschlussarbeiten. Auch ist es möglich, Online-Medien wie Buch-Volltexte hochzuladen, welche dann per Sofortabruf von den Studierenden direkt heruntergeladen und eingesehen werden können. Serviceorientiert ist es jederzeit möglich, via Web im TraiNex zu sehen, welche Medien an welchem Standort verfügbar, ausgeliehen, vormerkbar oder verlängerbar sind.

Auf Wunsch des Bibliotheksverwalters wurde es ermöglicht, die Mediensignatur automatisch auch als QR-Code zu erstellen, so dass der Code als Ausdruck auf das Buch geklebt werden kann. Dadurch geht die Ausleihe und Rückgabe per Scanner schnell von statten. Des Weiteren wird bei der Ausleihe automatisch das Buchcover neben dem Profilbild des Ausleihers bildhaft dargestellt, wodurch im Ausleihprozess durch den Abgleich der beiden Bilder zusätzliche Sicherheit erzielt wird.

Der Ausleiher bekommt keinen Ausleihausdruck mehr, sondern eine automatisierte E-Mail, die Medium und Rückgabedatum beinhaltet.

Der Abgleich von Ausleiher-Foto und Buchcover bietet zusätzliche Sicherheit

Zudem wird der Nutzer automatisch per E-Mail benachrichtigt, falls er eine Ausleihfrist deutlich überzogen haben sollte. Jeder Nutzer wird auch auf seiner personalisierten Startseite darauf hingewiesen, ob eines seiner ausgeliehenen Medien die Ausleihfrist überschritten hat. Mit einem Klick ist man von dort in der personalisierten Ausleihliste und erkennt, ob man bereits Überziehungsgebühren zahlen muss oder ob eine Verlängerung nicht mehr möglich ist, da eine andere Person das Buch vielleicht vorgemerkt hat.

Auch bietet das System Verlinkungsmöglichkeiten zu Literaturempfehlungen der Dozenten, so dass diese Empfehlungen automatisch mit dem Bibliotheksbestand im TraiNex verglichen werden. Studierende sehen beim Abrufen des Lehrmaterials somit nicht nur direkt die empfohlene Literatur, sondern auch Infos wie: "Das Buch 'Marketing' von Meffert ist in der Bibliothek verfügbar und steht am Standort R33" oder "Das empfohlene Buch 'Produktion' von Adam ist noch nicht verfügbar, aber bereits zur Beschaffung vorgeschlagen".

Die Studierenden können auch eigenständig Bücher als Beschaffungsvorschlag einreichen, der dann direkt als elektronischer Vordruck den Genehmigungsprozess einleitet.

Neubeschaffungen werden automatisch prominent auf der TraiNex-Startseite präsentiert, so dass Studierende nebenbei immer wieder auf neue Medien aufmerksam gemacht werden.

Die attraktive Anzeige der Buchcover wird durch die Einbindung von Amazon-Technik realisiert. Das TraiNex sucht dabei anhand der ISBN das Buchcover bei Amazon und bindet es in die Suchergebnisse im TraiNex ein. Somit entsteht ein optischer Eindruck vom Buch. Positiver Nebeneffekt: Wenn ein TraiNex-Nutzer über die integrierten Amazon-Links die für das Studium nötigen Bücher beschafft, dann fließen circa fünf Prozent aller Umsätze dank des integrierten Empfehlungsprogramms (Affiliate) zurück an die Hochschule. Über diese Erträge wurden bereits Sommerfeste oder Weihnachtsfeiern gesponsert. Durch die intensive Nutzung des Bibliotheksmoduls kann das TraiNex sich sogar teilweise finanzieren: Wenn 2.000 Studierende jährlich jeweils für 100 Euro Bücher kaufen, dann fließen circa 5.000 Euro an die Bildungsinstitution zurück.

Zusätzliche Funktion

Ausgeliehene Bücher können gemäß der Bibliotheksordnung auch verlängert werden. Allein am Standort Bielefeld gingen bisher täglich bis zu 20 Verlängerungswünsche telefonisch, per E-Mail oder direkt vor Ort ein. Bei zwei Minuten Bearbeitungszeit pro Verlängerung sind dies ca. 14 Stunden Arbeitszeit im Monat. Jeder Verlängerungswunsch musste individuell geprüft werden, denn bereits reservierte oder mehrfach verlängerte Bücher sollen gemäß Bibliotheksordnung nicht verlängert werden.

Die Bibliothek äußerte den dringenden Wunsch, auch die Verlängerung automatisch über das TraiNex zu realisieren. Nach Analyse der Anforderungen wurde dies innerhalb von vier Wochen umgesetzt. Für jedes Medium kann nun definiert werden, ob, wie oft und für wie lange ein Buch durch den Studierenden selbst verlängert werden kann und welche Überziehungsgebühr gegebenenfalls anfällt. Kurz vor Ende der Auslauffrist geht der Studierende einfach ins TraiNex auf "Meine Ausleihen", bekommt angezeigt, ob eine eigenständige Verlängerung möglich ist, klickt auf "Verlängern" und hat die Verlängerung somit durchgeführt.

Der Nutzen

Das Bibliotheksmodul ist nutzerfreundlich, gleichzeitig spart es spürbar Zeit und senkt Kosten. Dabei wickelt das webbasierte System viele Prozesse automatisch ab, welche ansonsten durch Verwaltungspersonal getätigt werden müssten.

"Die Veränderung durch die Einführung des weiterentwickelten Bibliotheksmoduls ist deutlich sichtbar", meint Sebastian Gresser, wissenschaftlicher Mitarbeiter der FHM, und für die Verwaltung der Bibliothek zuständig. „Das Bibliotheksmodul wird stark genutzt, da von den über 12.000 Büchern im Durchschnitt 6 bis 10 Prozent ausgeliehen sind. Ich würde tippen, dass es eines der häufig genutzten Module des TraiNex’ ist, da die Studierenden bequem von zu Hause aus die Bibliothek in Anspruch nehmen können“, fügt Gresser hinzu. Außerdem erklärt der 24-Jährige, dass das System eine große Entlastung für ihn sei, da es trotz seiner Komplexität übersichtlich und bedienungsfreundlich sei. „Man muss das System nicht studiert haben, um damit schnell und sicher arbeiten zu können“, so Gresser.






Übersichtlichkeit und Funktionen wie die „Self-Service-Verlängerung“ ermöglichen eine komfortable Medienverwaltung.

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