Der Kunde

Über die FHM

Der Entwicklungspartner und Kunde ist eine private, staatlich anerkannte Fachhochschule mit 4.000 Studierenden und 190 Lehrenden in drei Fachbereichen an acht Standorten. Bachelor und Master sowie DBA werden in Vollzeit, Teilzeit oder auch als Fernstudium angeboten.

Ausgangssituation

Die ehemaligen Studierenden sind wichtige Kontakte für die Hochschule. Deshalb wurden die Alumni jeweils ein Jahr nach Studienende von der Verwaltung telefonisch zu ihrem Werdegang befragt. Mit dieser Verbleibsbefragung sollten der Kontakt zu den Ehemaligen aufrecht erhalten und die Kontaktdaten aktualisiert werden. Außerdem wollte die Verwaltung wissen, wie sich die Karriere der Absolventen seit dem Studienabschluss entwickelt hat. Die Kontaktaufnahme gestaltete sich jedoch aufwändig und belastete die Verwaltung

Die Daten im Campus Management System „TraiNex“ waren häufig nicht mehr aktuell, weil die AbsolventInnen nach dem Abschluss ihres Studiums keinen Grund mehr hatten, die Internet-Plattform zu besuchen. Stundenlang waren die Verwaltungsmitarbeiter damit beschäftigt, die vorhandenen Daten zu überprüfen oder Kontaktdaten aus alten Excel-Tabellen zusammen zu suchen. Oft waren die Daten völlig veraltet, sodass in detektivischer Kleinarbeit soziale Netzwerke wie Facebook oder Xing durchforstet werden mussten. Doch selbst dort waren manche Alumni nicht zu finden - die stundenlange Recherche blieb ohne Erfolg und wichtige Kontakte waren unwiederbringlich verloren.

Dennoch investierte die Hochschule viel Zeit in die Alumni-Arbeit, um auch neue Verbindungen zu Unternehmen aufzubauen, in welchen die Ehemaligen nun beruflich tätig waren. Besonders beliebt bei Studierenden und Absolventen gleichermaßen: Eine Praktikumsbörse, die an einer Magnetwand im Foyer der Hochschule aufgebaut wurde. Doch an dieser Anlaufstelle herrschte oft Chaos: Zwischenzeitlich befanden sich bis zu 80 DIN-A-4-Blätter ungeordnet an dieser Magnetwand, viele davon nicht mehr aktuell oder beschädigt.

Ziel und Lösung

Die Hochschule wandte sich an die Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH, deren Campus-Management-System TraiNex sie seit ihrer Gründung verwendet. Die Hochschuleäußerte den Wunsch, dass ein Modul für alle Ehemaligen in das TraiNex integriert werden solle, damit der Kontakt zu den Alumni erhalten bleiben könne. Das TraiNex sollte nicht nur ein Anlaufpunkt für immatrikulierte Studierende, sondern auch für die „Ehemaligen“ sein und zu einem Treffpunkt werden, auf dem die aktuellen Stellenausschreibungen digitalisiert gesammelt werden.

Bei der Umsetzung des Projektes arbeiteten die Programmierer der Trainings-Online GmbH eng mit der Hochschule zusammen, um die Vorstellungen möglichst genau zu erfassen. In kurzer Zeit wurden dann zwei neue Module, das Alumni-Modul und das Unternehmensmodul (Career Service Center), in das TraiNex integriert.

Die Verwaltungsmitarbeiter der Hochschule werden durch die Umstellung massiv entlastet. Sie müssen lediglich die Ehemaligen mit einem einzigen Klick innerhalb TraiNex in das Alumni-Modul überführen. Die Absolventen erhalten eine automatisch erstellte E-Mail, in welcher ihnen die Alumni-Zugangskennung mitgeteilt wird.

Auf der Login-Seite des TraiNex wählen die Alumni nun nicht mehr das Feld „Hochschule“, sondern „Ehemalige“, aus und loggen sich so in das Alumni-Portal ein. Für sie ändert sich also fast nichts, die gewohnte Umgebung des TraiNex bleibt bestehen. Außerdem können sie in den ersten sechs Monaten weiterhin auf ihre Lernmaterialien im TraiNex-Archiv zugreifen.

Die Absolventen, die das TraiNex bisher als Campus Management System kennen, können es künftig auch als Karriere-Netzwerk nutzen. Über die Chat-Funktion oder die Foren können sie untereinander in Kontakt bleiben und ihre neuen Kontaktdaten nach dem erfolgreichen Karrierestart aktualisieren, um in ihrer neuen Funktion sichtbar zu bleiben und sich als Experte für ihre Spezialthemen oder Ansprechpartner für ein bestimmtes Unternehmen auszuweisen. Die Ehemaligen profitieren also, wenn sie ihre Daten selbstständig aktuell halten und entlasten damit nebenbei die Verwaltung der Hochschule. Zudem können Umfragen durchgeführt oder Veranstaltungen angekündigt werden – in einem passwortgeschützten Karriere-Netzwerk. Hier haben alle Alui standardmäßig einen eingeschränkten Zugriff. Wer das Alumni-Portal vollumfänglich nutzen möchte, kann die Aufnahme in einen „Alumni-Club“ beantragen. Durch die Ernennung von „Alumni-Sprechern“ wird die Verwaltung weiter entlastet, denn diese Nutzer übernehmen im Alumni-Bereich die Funktion ähnlich eines Administrators.






Das Alumni-Modul des TraiNex wird zur dauerhaften Verbindung zwischen ehemaligen und aktuellen Studierenden – und vereinfacht einen weiteren beliebten Bestandteil des Hochschulalltags: Die papierbasierte Praktikumsbörse wurde in das TraiNex übertragen, sodass über das Alumni-Portal ganz einfach Stellenausschreibungen veröffentlicht werden können. Diese Funktion wird durch das neue Modul CSC (Career Service Center) ermöglicht: Hier können Verwaltungsmitarbeiter, Studierende und Alumni jeweils Unternehmen anlegen und verwalten, was zum Beispiel Veronika Karpf gerne in Anspruch nimmt. Die ehemalige Studentin ist derzeit bei dem Kosmetikhersteller L’OREAL tätig und stellt regelmäßig Stellenausschreibungen des Unternehmens in das TraiNex ein.

Anschließend kann eine Stellenausschreibung hinzugefügt werden. Hier wird zunächst im TraiNex festgelegt, für welche Position, wie zum Beispiel „Praktikant für den Bereich Marketingmanagement“, das Unternehmen eine Arbeitskraft sucht. Danach werden sowohl Zeitraum als auch Ort definiert und beispielsweise Anhänge mit Details über die ausgeschriebene Stelle hinzugefügt. Schließlich werden noch die Personen, die diese Stellenausschreibung sehen können sollen ausgewählt. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, erscheint automatisch auf der TraiNex-Startseite aller ausgewählten Personen die neue Stellenanzeige. Insgesamt wurden bereits circa 1.600 Unternehmen angelegt.

Der Nutzen

Die Alumni sind für Hochschulen eine interessante Zielgruppe, die von vielen Campus Management Systemen vergessen werden. Denn die Verbindung zum TraiNex endet nicht mit dem Erhalt des Bachelor-Zeugnisses – die wertvollen Kontakte zu den Absolventen werden über das Portal dauerhaft gesichert und müssen nicht in eine externe Plattform überführt werden, die zus #228;tzliche Kosten verursacht und separat betreut werden muss.

Die Verwaltung der Hochschule spart mit dem Alumni-Modul viel Zeit bei der Betreuung der Absolventen. Die Mitarbeiter der Verwaltung haben alle Daten auf einen Blick parat und können mehr Zeit für die eigentliche Kontaktpflege aufwenden. Außerdem werden sie durch die Möglichkeit der Datenpflege durch die Nutzer entlastet - denn die Alumni selbst haben ein Interesse daran, dass sie über das Campus Management System erreichbar bleiben. Sie verstehen es als Karriere-Netzwerk, in dem sie wertvolle Geschäftskontakte pflegen, neue Mitarbeiter beispielsweise für Praktika finden sowie Neues aus ihrer ehemaligen Bildungseinrichtung erfahren können.

Die Hochschule und insbesondere die Studierenden profitieren vom Wissen der Alumni, ihren Kontakten zu Unternehmen und finanziellen Möglichkeiten. Gleichzeitig kann so einfach die weitere Laufbahn der Ehemaligen verfolgt werden. Das TraiNex ermöglicht eine qualifizierte und unkomplizierte Verwaltung der Mitglieder. Durch die sofortige Überführung der Studierenden-Informationen ins Alumni-Modul bricht der Kontakt erst gar nicht ab, danach pflegen die Ehemaligen selbst ihre aktuellen Daten ein.






Kontaktbörse für die Karriere: Alumni können mit wenigen Klicks exklusive Stellenangebote für die eingeschriebenen Studenten erstellen, welche die Jobangebote im TraiNex einsehen können.

Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH
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