die Mitarbeiter die in dem Bewerbungsformular ausgefüllten Daten manuell in das TraiNex eintragen, was bei einer großen Anzahl an neuen Studierenden viel Zeit kostete. Um den Zeitaufwand zu senken, wurden deshalb oft nur die wichtigsten Stammdaten ins TraiNex übernommen.

 

Die Daten, die von den Bewerbern in die Bewerbungsbögen eingetragen worden waren, mussten zudem manuell in Excel-Tabellen übertragen werden. Aufgrund verschiedener Vorgaben vom Landesamt für Statistik, die für alle Hochschulen gelten, war es notwendig, die Daten codiert einzugeben. Für die verschiedenen Informationen, wie zum Beispiel Geburtsort, Hochschulzugangsberechtigung oder Wohnkreis, gibt es verschiedene Zahlencodes, die zunächst aus einer Art Codekatalog des Landesamtes eingearbeitet werden müssen. Mit der immer größer werdenden Anzahl an Studien-Startern wurde das alte Bewerbermanagement zu aufwändig und zeitintensiv.

 

Ziel und Lösungsansatz

Die Fachhochschule äußerte im Jahr 2011 den Wunsch, das Bewerbermanagement zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Die Trainings-Online GmbH vereinbarte mit dem Kunden, ein solches Modul kostenpflichtig zu entwickeln, in das bestehende Campus-Management-System TraiNex zu integrieren und danach allen anderen TraiNex-Kunden zur Verfügung zu stellen.

 

Vorrangiges Entwicklungsziel dabei war, den Bewerbungsprozess durchgehend elektronisch zu organisieren, sodass Daten nur einmalig eingegeben werden müssen und alle Beteiligten einen gesicherten Schreib-Lese-Zugriff erhalten. Als Beteiligte wurden identifiziert einerseits der Bewerber sowie auf Seiten der Hochschule der Bewerberbetreuer aus der Verwaltung, der zuständige Dekan beziehungsweise das Management in Person des Kanzlers und der professorale Leiter des Auswahlverfahrens. Papier-Mappen sollten durch elektronische Mappen ersetzt werden, natürlich immer unter Beachtung des Datenschutzes.

 

Nach der Verabschiedung des Pflichtenheftes hat die Trainings-Online GmbH das Modul für das Bewerbermanagement fristgerecht innerhalb 6 Monaten entwickelt. Durch den Einsatz des Moduls hat sich der Bewerbungsprozess geändert: Die Interessenten oder Bewerber können ihre Stammdaten jetzt direkt in einen Online-Bewerbungsbogen auf der Homepage der Hochschule eintragen.

 

Das dazu notwendige Formular wird durch den Bewerbermanager der Hochschule einmalig gestaltet. Neben festen Auswahl-Feldern wie „Wohnort“, „Hochschulzugangsberechtigung“ oder „Geburtskreis" können auch freie Textfelder für spezielle Daten wie "Berufserfahrung" oder "Motivation" eingefügt werden. Zudem können Upload-Felder für ein Foto, die Zeugnisse oder auch den Lebenslauf vorgesehen werden. Alle Felder können als Pflichtfelder oder auch als bedingte Felder vom Bewerberverwalter selber festgelegt werden. Nach dieser initialen Definition des Formulars stellt das TraiNex automatisch einen Link bereit, welcher dann nur noch in die öffentliche Website der Hochschule eingebunden werden muss.

 

Auch die zur Auswahl stehenden Studiengänge können nun definiert werden, wodurch den Bewerbern eine intelligente Auswahlmatrix online zur Verfügung steht. So wird im TraiNex festgelegt, dass beispielsweise der Bachelor-Studiengang „Diakonie“ in Vollzeit in Bielefeld, jedoch der Master-Studiengang „Gesundheit“ nur in Teilzeit in Berlin angeboten wird. Dadurch können Fehler der Bewerber, wie beispielsweise das Senden der Bewerbungsunterlagen zu einem Standort, an dem der gewünschte Studiengang nicht angeboten wird, vermieden werden.

 

Jeder Bewerber kann nun statt dem langwierigen Papierpostweg sehr einfach über die Website der Hochschule zum Bewerbungsformular navigieren, seinen Studiengang über die Auswahlmatrix aussuchen, die Pflicht- und Wahlfelder ausfüllen, gegebenenfalls Dateien hinzufügen und die Bewerbung danach elektronisch prüfen lassen, absenden und somit offiziell einreichen. Der Bewerbermanager auf Hochschulseite wird sofort über jede neue