Bewerbung informiert.

 

Zwischen Bewerbungsbogen und TraiNex besteht dabei eine Systemverbindung, was bedeutet, dass die online eingetragenen Daten unter Beachtung des Datenschutzes zeitgleich sofort in die TraiNex-Bewerberakte überführt werden. Die Bewerbung taucht im Bewerbermanagement-Bereich des TraiNex' sofort auf und kann elektronisch von der FH weiter geprüft und bearbeitet werden. Jede Bewerbung bekommt manuell einen Status wie „Zugang möglich, geeignet, Einladung versendet“ und ggf. ein Wiedervorlagedatum. Die eingetragenen Daten werden dabei bereits im Hintergrund automatisch vom TraiNex codiert und in die Sprache des Landesamtes für die später notwendige Studienstarter-Statistik übersetzt.

 

Durch die webbasierte Bewerberdatenverarbeitung wird es nun auch möglich, dass Bewerberberater aus unterschiedlichen Büros gemeinsam an den elektronischen Bewerberakten arbeiten und sich vertreten können.

 

Auch das Auswahlverfahren wurde vereinfacht. Einerseits hat der professorale Leiter des Auswahlverfahrens elektronisch einen lesenden Zugriff auf die Stammdatenakten der Teilnehmer seines Auswahlverfahrens und kann dann dort in einem speziellen Bereich auch elektronisch seine Bewerberbeurteilung hinterlegen. Zum anderen kann das Auswahlverfahren, soweit es sich in

Multiple-Choice-Tests abbilden lässt, direkt über das Test-Modul des TraiNex' abgewickelt werden. Test-Ergebnisse können direkt automatisch ermittelt und in die Bewerberakte abgespeichert werden. Damit wird eine ganzheitliche Bewerber- und Auswahlverwaltung realisiert.

 

Nebenbei hilft die integrierte Statistikfunktion  dem Vertrieb herauszufinden, über welche Vertriebsaktivität der Bewerber auf die Hochschule aufmerksam wurde. Wichtiger noch: Dekane können adhoc  und minutengenau die  Bewerberlage abrufen, auch standortübergreifend. Diese Auslastungsprognosen erlauben der Hochschulleitung künftige Studiengänge präziser zu planen.

 

Um einen Bewerber schließlich zum Studierenden zu überführen, wird der aktuelle Status des Bewerbers vom Bewerberverwalter mit einem Mausklick in „Status Student“  geändert. Der neue Studierende bekommt automatisch ein Login/Passwort zugewiesen und wird via Mail über die Zugangsdaten zum TraiNex informiert. Auch werden alle bisher in der Bewerberakte enthaltenen Daten in die Stammdatenakte des Studierenden übernommen. Foto, Lebenslauf oder Landesdatenamt-Chiffren bleiben somit erhalten.

 

Der Nutzen 

Dank der TraiNex-Erweiterung sind zum einen die Bewerbung aus Bewerbersicht als auch zum anderen die Verwaltungsabläufe rund um das Bewerbermanagement vereinfacht worden. Das findet auch die Leiterin des Bewerbermanagements der Fachhochschule: „Mit dem TraiNex ist der Aufwand deutlich kleiner und wir können viel Zeit einsparen. Das ist so genial. Ich kann sofort neue Bewerber sehen oder auch eintragen und Informationen zu bestehenden Bewerbern oder Studenten nachtragen." Mehr und mehr Bewerbungen gehen online statt auf  Papier ein. Da der Bewerber bei einer Online-Bewerbung eigenständig seine Daten eintrage, spare die Hochschule viel Zeit. „Das ist super, ich habe die Daten sofort im System. Ohne dieses TraiNex-Modul dauerte das Anlegen eines einzelnen Studenten via Excel mindestens  zehn Minuten länger, was sich bei beispielsweise 100 Bewerbern auf 15 bis 20 Stunden Arbeit summierte.“

Eine übersichtliche Auswahlmaske sorgt für ein reibungsloses Bewerbungsverfahren