Der Kunde

Über die Fachhochschule

Die Fachhochschule ist eine private Hochschule mit rund 600 Studierenden. Sie wurde im Jahr 2006 gegründet, um Nachwuchs an Fach- und Führungskräften in Sozial- und Gesundheitsberufen wissenschaftlich auszubilden oder berufsbegleitend weiterzubilden.

Ausgangssituation

Die FH arbeitet seit ihrer Gründung mit dem Campus-Management-System der Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH — dem TraiNex. Damals stand im TraiNex noch kein Modul für die Online-Bewerbung zur Verfügung. Deswegen setzte die Fachhochschule, wie damals an Hochschulen üblich, die klassische Papierbewerbung ein.

Das bedeutete, dass der Bewerber zunächst die Homepage der Hochschule besuchen und das Bewerbungsformular herunterladen musste. Dieses wurde dann auf Papier ausgedruckt, ausgefüllt und anschließend zusammen mit einem Papier-Passfoto, Zeugnissen und dem Lebenslauf postalisch an das Sekretariat der

Hochschule geschickt. Die Mitarbeitenden erstellten eine Mappe für jeden Bewerber, in der sie sämtliche Unterlagen aufbewahrten. Diese Mappe füllte sich im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses, da dort beispielsweise auch Eignungstests abgeheftet wurden. Die Eignungstests fanden in einem terminierten Auswahlverfahren vor Ort in der Hochschule statt.

Darüber hinaus wurde für das Management der Fachhochschule jeden Monat aus den Eingangsbewerbungs-Zahlen eine Statistik erstellt, welche unter anderem die Dekane darüber informierte, wie viele Personen sich für welchen Studiengang beworben hatten. Gerade in Zeiten von hohem Bewerberandrang war diese Statistik oft bereits nach wenigen Tagen veraltet. Das Management musste deshalb mit geschätzten Zahlen agieren, bis in der Folgewoche der Mitarbeitende aus der Bewerberverwaltung erneut eine Statistik erstellte.

Sobald ein Bewerber immatrikuliert, also zum Studierenden wurde, legte das Verwaltungspersonal der FH diesen im Campus-Management-System TraiNex erstmals elektronisch an. Dazu mussten die Mitarbeiter die in dem Bewerbungsformular ausgefüllten

Daten manuell in das TraiNex eintragen, was bei einer großen Anzahl an neuen Studierenden viel Zeit kostete. Um den Zeitaufwand zu senken, wurden deshalb oft nur die wichtigsten Stammdaten ins TraiNex übernommen.

Die Daten, die von den Bewerbern in die Bewerbungsbögen eingetragen worden waren, mussten zudem manuell in Excel-Tabellen übertragen werden. Aufgrund verschiedener Vorgaben vom Landesamt für Statistik, die für alle Hochschulen gelten, war es notwendig, die Daten codiert einzugeben. Für die verschiedenen Informationen, wie zum Beispiel Geburtsort, Hochschulzugangsberechtigung oder Wohnkreis, gibt es verschiedene Zahlencodes, die zunächst aus einer Art Codekatalog des Landesamtes eingearbeitet werden müssen. Mit der immer größer werdenden Anzahl an Studien-Startern wurde das alte Bewerbermanagement zu aufwändig und zeitintensiv.

Ziel und Lösung

Die Fachhochschule äußerte im Jahr 2011 den Wunsch, das Bewerbermanagement zu vereinfachen und zu vereinheitlichen. Die Trainings-Online GmbH vereinbarte mit dem Kunden, ein solches Modul kostenpflichtig zu entwickeln, in das bestehende Campus-Management-System TraiNex zu integrieren und danach allen anderen TraiNex-Kunden zur Verfügung zu stellen.

Vorrangiges Entwicklungsziel dabei war, den Bewerbungsprozess durchgehend elektronisch zu organisieren, sodass Daten nur einmalig eingegeben werden müssen und alle Beteiligten einen gesicherten Schreib-Lese-Zugriff erhalten. Als Beteiligte wurden identifiziert einerseits der Bewerber sowie auf Seiten der Hochschule der Bewerberbetreuer aus der Verwaltung, der zuständige Dekan beziehungsweise das Management in Person des Kanzlers und der professorale Leiter des Auswahlverfahrens. Papier-Mappen sollten durch elektronische Mappen ersetzt werden, natürlich immer unter Beachtung des Datenschutzes.

Nach der Verabschiedung des Pflichtenheftes hat die Trainings-Online GmbH das Modul für das Bewerbermanagement fristgerecht innerhalb 6 Monaten entwickelt. Durch den Einsatz des Moduls hat sich der Bewerbungsprozess geändert: Die Interessenten oder Bewerber können ihre Stammdaten jetzt direkt in einen Online-Bewerbungsbogen auf der Homepage der Hochschule eintragen.

Das dazu notwendige Formular wird durch den Bewerbermanager der Hochschule einmalig gestaltet. Neben festen Auswahl-Feldern wie „Wohnort“, „Hochschulzugangsberechtigung“ oder „Geburtskreis" können auch freie Textfelder für spezielle Daten wie "Berufserfahrung" oder "Motivation" eingefügt werden. Zudem können Upload-Felder für ein Foto, die Zeugnisse oder auch den Lebenslauf vorgesehen werden. Alle Felder können als Pflichtfelder oder auch als bedingte Felder vom Bewerberverwalter selber festgelegt werden. Nach dieser initialen Definition des Formulars stellt das TraiNex automatisch einen Link bereit, welcher dann nur noch in die öffentliche Website der Hochschule eingebunden werden muss

Auch die zur Auswahl stehenden Studiengänge können nun definiert werden, wodurch den Bewerbern eine intelligente Auswahlmatrix online zur Verfügung steht. So wird im TraiNex festgelegt, dass beispielsweise der Bachelor-Studiengang „Diakonie“ in Vollzeit in Bielefeld, jedoch der Master-Studiengang „Gesundheit“ nur in Teilzeit in Berlin angeboten wird. Dadurch können Fehler der Bewerber, wie beispielsweise das Senden der Bewerbungsunterlagen zu einem Standort, an dem der gewünschte Studiengang nicht angeboten wird, vermieden werden.

Jeder Bewerber kann nun statt dem langwierigen Papierpostweg sehr einfach über die Website der Hochschule zum Bewerbungsformular navigieren, seinen Studiengang über die Auswahlmatrix aussuchen, die Pflicht- und Wahlfelder ausfüllen, gegebenenfalls Dateien hinzufügen und die Bewerbung danach elektronisch prüfen lassen, absenden und somit offiziell einreichen. Der Bewerbermanager auf Hochschulseite wird sofort über jede neue Bewerbung informiert.

Zwischen Bewerbungsbogen und TraiNex besteht dabei eine Systemverbindung, was bedeutet, dass die online eingetragenen Daten unter Beachtung des Datenschutzes zeitgleich sofort in die TraiNex-Bewerberakte überführt werden. Die Bewerbung taucht im Bewerbermanagement-Bereich des TraiNex' sofort auf und kann elektronisch von der FH weiter geprüft und bearbeitet werden. Jede Bewerbung bekommt manuell einen Status wie „Zugang möglich, geeignet, Einladung versendet“ und ggf. ein Wiedervorlagedatum. Die eingetragenen Daten werden dabei bereits im Hintergrund automatisch vom TraiNex codiert und in die Sprache des Landesamtes für die später notwendige Studienstarter-Statistik übersetzt.

Durch die webbasierte Bewerberdatenverarbeitung wird es nun auch möglich, dass Bewerberberater aus unterschiedlichen Büros gemeinsam an den elektronischen Bewerberakten arbeiten und sich vertreten können.

Auch das Auswahlverfahren wurde vereinfacht. Einerseits hat der professorale Leiter des Auswahlverfahrens elektronisch einen lesenden Zugriff auf die Stammdatenakten der Teilnehmer seines Auswahlverfahrens und kann dann dort in einem speziellen Bereich auch elektronisch seine Bewerberbeurteilung hinterlegen. Zum anderen kann das Auswahlverfahren, soweit es sich in

Eine übersichtliche Auswahlmaske sorgt für ein reibungsloses Bewerbungsverfahren

Multiple-Choice-Tests abbilden lässt, direkt über das Test-Modul des TraiNex' abgewickelt werden. Test-Ergebnisse können direkt automatisch ermittelt und in die Bewerberakte abgespeichert werden. Damit wird eine ganzheitliche Bewerber- und Auswahlverwaltung realisiert.

Nebenbei hilft die integrierte Statistikfunktion dem Vertrieb herauszufinden, über welche Vertriebsaktivität der Bewerber auf die Hochschule aufmerksam wurde. Wichtiger noch: Dekane können adhoc und minutengenau die Bewerberlage abrufen, auch standortübergreifend. Diese Auslastungsprognosen erlauben der Hochschulleitung künftige Studiengänge präziser zu planen.

Um einen Bewerber schließlich zum Studierenden zu überführen, wird der aktuelle Status des Bewerbers vom Bewerberverwalter mit einem Mausklick in „Status Student“ geändert. Der neue Studierende bekommt automatisch ein Login/Passwort zugewiesen und wird via Mail über die Zugangsdaten zum TraiNex informiert. Auch werden alle bisher in der Bewerberakte enthaltenen Daten in die Stammdatenakte des Studierenden übernommen. Foto, Lebenslauf oder Landesdatenamt-Chiffren bleiben somit erhalten.

Der Nutzen

Dank der TraiNex-Erweiterung sind zum einen die Bewerbung aus Bewerbersicht als auch zum anderen die Verwaltungsabläufe rund um das Bewerbermanagement vereinfacht worden. Das findet auch die Leiterin des Bewerbermanagements der Fachhochschule: „Mit dem TraiNex ist der Aufwand deutlich kleiner und wir können viel Zeit einsparen. Das ist so genial. Ich kann sofort neue Bewerber sehen oder auch eintragen und Informationen zu bestehenden Bewerbern oder Studenten nachtragen." Mehr und mehr Bewerbungen gehen online statt auf Papier ein. Da der Bewerber bei einer Online-Bewerbung eigenständig seine Daten eintrage, spare die Hochschule viel Zeit. „Das ist super, ich habe die Daten sofort im System. Ohne dieses TraiNex-Modul dauerte das Anlegen eines einzelnen Studenten via Excel mindestens zehn Minuten länger, was sich bei beispielsweise 100 Bewerbern auf 15 bis 20 Stunden Arbeit summierte.“

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