Das Problem

Wie jeden Monat sucht Frank Helmer, Mitarbeiter einer Verwaltungs-Akademie, die Unterlagen zusammen, die an die Nimbius AG gesendet werden sollen. Die Nimbius AG hat vier berufsbegleitende Studierende an die Akademie entsendet und möchte regelmäßig über den Fortschritt des Studiums informiert werden. Hierzu gehört zum einen der Terminplan des kommenden Monats, aber auch die Information über Ab- und Anwesenheiten der Studierenden, sogar minutengenau für den Studierenden, der das Meister-BAföG bezieht. „Gut, dass TraiNex mir in der VWA diese Informationen zur Verfügung stellt.“, denkt Helmer. „Aber wäre es nicht hundertmal besser, wenn die Nimbius AG sich die Daten ihrer vier Studierenden einfach selber holen könnte?“

Die Lösung

Hier sorgt das erweiterte Unternehmens-Modul des Akademie-Management-Systems der Trainings-Online GmbH für die gewünschte Hilfe. Durch das geschickte Verzahnen zahlreicher Funktionen laufen in diesem TraiNex-Modul alle Unternehmensverbindungen zusammen. Studierende und Unternehmen können jederzeit die für sie relevanten Informationen abrufen, wodurch die Verwaltung entlastet wird. Die verschiedenen Bereiche der TraiNex-eigenen Lösung stellen sich dabei wie folgt dar:

Alle Unternehmenspartner im Blick

In der Unternehmensübersicht werden alle Unternehmen zusammengefasst, die mit der Hochschule bzw. Akademie verbunden sind. Dabei kann festgelegt werden, wer berechtigt ist, ein neues Unternehmen einzutragen. Zunächst ist dies ein Mitarbeitender, dem innerhalb des TraiNex’ das Recht zum Management der Unternehmen zugeordnet wird. Dieses Recht kann auch an andere Personengruppen vergeben werden. So wäre es möglich, dass jeder Studierende ein Unternehmen, bei dem er beschäftigt ist, in das TraiNex einträgt. Neben wichtigen Kerndaten, wie Name, Adresse, Internetseite, Logo oder Mitarbeiterzahl, können noch weitere Daten hinterlegt werden, die das TraiNex intelligent vernetzt: Zum einen, welche Studierenden in dem Unternehmen beschäftigt sind oder waren. Eingetragene Beschäftigungszeiten werden automatisch in Wochen umgerechnet und aufaddiert, so dass auf einen Blick auch die Länge eines auf mehrere Unternehmen verteilten Praktikums deutlich wird. Dadurch kann leicht überprüft werden, ob z. B. Pflichtpraktika nach Art und Umfang korrekt absolviert wurden. Zum anderen weist das TraiNex alle jemals bei diesem Unternehmen tätigen Studierenden aus.

Spezialfunktion für Akademien: Zugriff für Personalverantwortliche aus Unternehmen

Speziell für Verwaltungs- und Wirtschafts- bzw. Berufsakademien, bei denen zwischen einem Studierenden und seinem Unternehmen eine enge vertragliche Verpflichtung inklusive Berichtspflichten besteht, umfasst das Unternehmensmodul nun auf Wunsch auch die Möglichkeit eines externen Zugriffes. Dieser bietet den Personalverantwortlichen einen abgestuften Zugriff auf die Daten derjenigen berufsbegleitenden Studierenden, die zu diesem Unternehmen gehören. Dabei können die Zugriffsrechte für diese externen Personen fein abgestuft vergeben werden.


Für jeden Studierenden können sämtliche Unternehmenszugehörigkeiten dokumentiert werden (links) und bei jedem Unternehmen sind alle zugehörigen Studierenden abrufbar (mittig) sowie Personalverantwortliche inkl. Zugriffsrechten definierbar (rechts).

Aufbauend auf der niedrigsten Stufe – hier hat der Personalverantwortliche nur das Recht, die Daten des ihm zugeordneten Unternehmens einzusehen und zu ändern – können die Rechte darüber hinaus in vier Stufen erweitert werden. Auf der zweiten Stufe wäre es dem Personalverantwortlichen möglich, die dem Unternehmen zugeordneten Studierenden mit wichtigen Kontaktdaten zu sehen. Die Stufen drei und vier erlauben die Einsichtnahme in die Termine und die Anwesenheitsliste des dem Unternehmen zugeordneten Studierenden. Auf der höchsten Stufe fünf können darüber hinaus, bei vorliegender vertraglicher Vereinbarung und mit Verweis auf den Datenschutz, auch die Noten des zugehörigen Studierenden eingesehen werden.

Dies bedeutet natürlich eine Zeitersparnis für Akademien, die diese Informationen nun nicht mehr aus den Bestandsdaten heraussuchen, mühsam ausdrucken und per Post versenden müssen. Stattdessen informieren sich die Personalverantwortlichen der Unternehmen nun selbsttätig, indem sie sich jederzeit mit ihrem eigenen Zugang in das TraiNex einloggen können, um so an die gewünschten Daten zu gelangen. Auch für die Unternehmen selber ergibt sich daraus ein Vorteil, da sie so quasi in „Echtzeit“ den Fortschritt der Studierenden mitverfolgen können.

Insgesamt bedeutet das Unternehmensmodul eine deutliche Arbeitserleichterung, gerade an Verwaltungs- und Wirtschafts- bzw. Berufsakademien. Dadurch, dass Daten, die bislang zeitaufwändig von der Verwaltung zusammengetragen und an Dritte gesendet werden mussten, nun von diesen jederzeit im „self-service“ abgerufen werden können, werden Arbeitsaufwand und Kosten signifikant gesenkt. Gleichzeitig wird durch die ständige Verfügbarkeit von Daten auch den Unternehmen ein echter Mehrwert zur Verfügung gestellt, den diese zu schätzen wissen dürften.

Funktion für Hochschulen: Karriere-Center

Für Hochschulen hingegen ist das aktivierbare Modul der Stellenangebote interessant. Wenn das Modul für Stellenangebote aktiv ist, dann kann innerhalb TraiNex ein Karrierenetzwerk aufgebaut werden. Da Hochschulmitarbeitende und auch Studierende, die in den Unternehmen arbeiten, sowie auch externe Personalbeauftragte dann die Möglichkeit haben, strukturiert Stellenangebote einzustellen, kann in kurzer Zeit ein großer Pool an Karrierechancen entstehen. Selbst Absolventen kann das Recht gegeben werden, Stellen auszuschreiben und direkt ins TraiNex zu posten. Der Hinweis auf neue Stellenangebote erscheint für Stellensuchende auf der TraiNex-Startseite und führt direkt zu weiteren Detail-Informationen.

Solch gute Unternehmenskontakte sind ein wichtiger Faktor für manch einen Studien-Bewerber bei der Entscheidung für eine Bildungseinrichtung. Auch Unternehmen schätzen es, wenn sie möglichst einfach und zielgenau Studierende erreichen können, um so den Kontakt zu potenziellen neuen Mitarbeitern herzustellen. Studierende wiederum freuen sich, wenn ihnen ihre Hochschule ein breites Angebot an Praktika, Nebentätigkeiten und Stellenausschreibungen machen kann.

Variabler Einsatz dank Konfigurierbarkeit

Sowohl die Spezialfunktion „Zugriff Personalverantwortliche“ für Akademien als auch die Spezialfunktion „Karriere-Service-Center“ für Hochschulen oder der Alumni-Unternehmenszugriff sind in jedem TraiNex einzeln oder auch gleichzeitig aktivierbar. Hierdurch ist die Anpassung des TraiNex-Unternehmensmoduls an die jeweiligen Erfordernisse der Bildungseinrichtung gewährleistet.


Die Ansicht eines externen Unternehmensvertreters auf das TraiNex. Je nach gewährten Rechten und vertraglichen Vereinbarungen kann dieser hier Unternehmensdaten ändern, zugehörige Studierende einsehen bzw. deren Anwesenheiten oder Lernfortschritte kontrollieren.

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