Der Kunde

Über die Fachhochschule des Mittelstands (FHM)

Die Fachhochschule des Mittelstands ist eine private, staatlich anerkannte Fachhochschule. Das Angebot umfaßt Bachelor-, Master- und MBA-Studiengänge in den Bereichen Wirtschaft, Medien, Personal, Gesundheit und Soziales. An den sieben Standorten in Bielefeld, Köln, Pulheim sowie in Rostock, Schwerin, Bamberg und Hannover sind insgesamt rund 2.200 Studierende eingeschrieben, welche in Vollzeit oder berufsbegleitender Teilzeit oder auch via Fernstudium studieren.

Ausgangssituation

Beim Betreten des Foyers des FHM-Stammhauses in Bielefeld konnten sich die Studierenden und Mitarbeitenden ab 2003 einen Überblick verschaffen, wo und wann welche Veranstaltungen stattfinden. Dieser Service wurde mit Hilfe von ausgedruckten Stundenplänen, die an einer Magnetwand befestigt wurden, umgesetzt. Der Stundenplan einer einzelnen Studiengruppe

hatte die Größe eines DIN-A-4-Blattes. Jeden Freitag mussten insgesamt anfangs 10, kurz darauf bereits circa 20 DIN-A-4-Blätter ausgedruckt werden. Spontane Änderungen des Stundenplans wurden dann die Woche über laufend manuell per Hand eingetragen, was gelegentlich zu Fehlinformationen führte.

In den folgenden Jahren wuchs die FHM, mehr Studiengänge wurden eingeführt und die Zahl an Studierenden stieg stetig an. Die Aushänge im Eingangsbereich der FHM wurden nicht nur umfangreicher, sondern wegen neuer Wahlveranstaltungen auch komplexer. Aufgrund der schnellen Entwicklung der Technik wirkten die Papieraushänge im Jahr 2006 auch nicht mehr zeitgemäß. Die damit verbundene Verwaltungsarbeit, sprich das Ausdrucken aller Stundenpläne für jede einzelne Studiengruppe, steigerte sich auf bis zu 60 DIN-A-4-Blätter. Darunter litt auch die Übersichtlichkeit der gesamten Stundenplan-Wand im Foyer, sodass es für die Studierenden nicht immer möglich war, ihre Termine auf den ersten Blick zu erfassen.

Ziel und Lösung

Eine Alternative sollte gefunden werden, die übersichtlicher und moderner war und trotzdem die Verwaltungsarbeit reduzierte. Dabei rückte das von der FHM genutzte Campus-Management-System TraiNex in den Blick, da im TraiNex sowieso die Stunden aller Unterrichte webbasiert-strukturiert geplant wurden und die ausgedruckten Stundenpläne immer schon aus dem TraiNex generiert worden waren.

Gemeinsam mit der Trainings-Online GmbH wurde eine Lösung entwickelt: der Infoscreen. Ein großer Flatscreen im Foyer sollte alle wichtigen Termine des Tages für Studierende, Mitarbeitende und auch Gäste übersichtlich, animiert und repräsentativ anzeigen. Dafür programmierte die Trainings-Online GmbH einen Web-Service, der alle notwendigen Termin-Daten eines Tages automatisch aus dem TraiNex abruft, im Corporate Design des Kunden aufbereitet und als display-optimierte Webseite abrufbereit hält. Die technischen Voraussetzungen für die FHM waren lediglich ein Flatscreen und ein damit verbundenes Netbook, welches morgens automatisch startet und die spezifische Webseite vom TraiNex-Server abruft. Der Flatscreen, welcher nun den ehemaligen Platz der

Magnetwand einnimmt, wird morgens einfach eingeschaltet und zeigt dann sofort die aktuellen Tagestermine der jeweiligen Niederlassung bzw. des Standortes.

So erfahren Studierende, welche aktuellen Veranstaltungen in welchem Raum angesetzt sind und wo kurzfristige Änderungen, zum Beispiel bei der Raumplanung, vorgenommen wurden. Diese Änderungen, die aufgrund der webbasierten Stundenplanung sowieso im TraiNex eingetragen werden, sind quasi nebenbei kurze Zeit später dann auch auf dem Infoscreen zu sehen, da sich die Web-Seite alle fünf Minuten aktualisiert. Zudem wird jeder Dozent der aktuellen Lehrveranstaltungen automatisch mit einem Foto vorgestellt und auch eine bildhafte Vorschau des Raumes kann angezeigt werden. Im unteren Bereich des Infoscreens ist ein Laufband, ähnlich den "breaking news" bei Nachrichtensendungen, zu sehen, welches nochmals die aktuellen Veranstaltungen hervorhebt, z. B. mit dem Hinweis: "Beginnt in 2 min im Raum 1/3". Durch sinnvolles Durchrollen aller Termine konnte zudem auf eine Touchscreen-Technik verzichtet werden.

Der Infoscreen sorgt auch für einen guten ersten Eindruck und beispielsweise für den freundlichen Empfang von externen Besuchern, die begrüßt und mit




Orientierungshinweisen versorgt werden können. Dies kann in Form von aktuellen Meldungen, wie beispielsweise „Wir begrüßen die Gäste aus Frankreich zum Symposium der Wirtschaft“, stattfinden.

Sinnvoll ergänzt wurde das Raum-Leitsystem 2013 um QR-Türschilder für alle Seminarräume. Mittels eines Smartphones kann jeder, der vor einem Seminarraum steht, dem raumbezogenen Türschild-Link, der auf Papier ausgedruckt ist, folgen. So werden sekundenschnell die aktuell nächsten Blockungen oder auch Frei-Zeiten des Raumes angezeigt.

Bereits zusätzlich ausgetestet wurden elektronische Türschilder für Mitarbeiterbüros, deren Daten ebenfalls aus dem TraiNex generiert werden. Hier kommen günstige Tablets zum Einsatz, die an Bürotüren angebracht die aktuellen Termine der dort arbeitenden Mitarbeitenden darstellen und den Mitarbeitenden das webbasierte Einspeisen von Nachrichten wie „Komme 15 Minuten später“ ermöglichen.

Der Nutzen

Aktuell, circa zwei Jahre nach der Einführung des TraiNex-Infoscreens, ist die Veränderung klar sichtbar.

Der Infoscreen ist zu einer ersten Anlaufstelle und einem Treffpunkt für die Studierenden geworden. Die multimediale Begrüßung wirkt modern und aufgeräumt. Zudem ist der Arbeitsbereich rund um das Ausdrucken des gesamten Stundenplans für Christian Grube, Organisationsleiter für Studium und Lehre an der FHM Bielefeld, weggefallen. „Um den Ausdruck des Stundenplans muss ich mich eigentlich gar nicht mehr kümmern, da alles automatisch über das TraiNex läuft“, erklärt Grube. „Früher mussten wir noch die Stundenpläne für jede Studiengruppe einzeln ausdrucken. Das Ausdrucken war eine Qual“, erinnert sich der 26-Jährige. „Es ist eine echt praktische Sache, da die Änderungen innerhalb von fünf Minuten sichtbar sind. Zudem muss ich nicht jeden Freitag daran denken, die Berge von Stundenplänen für die nächste Woche auszudrucken“, sagt der ehemalige FHM-Student erleichtert.

Der Infoscreen ist FHM-weit auf großes Interesse gestoßen und ziert jetzt auch in den anderen Standorten der FHM den Eingangsbereich.

Zusammenfassung

Infoscreen und QR-Tags bilden zusammen mit der TraiNex-Web-App und den intelligenten Büro-Schildern ein leistungsfähiges Raum-Leit-System, was Dozenten wie Studierenden tagtäglich zuverlässig und wie selbstverständlich den richtigen Weg weist.






Der Infoscreen im Detail: Oben das Logo der Hochschule, in der Mitte die aktuellen Veranstaltungen, unten ein Laufband, das auf in Kürze beginnende Veranstaltungen hinweist.

Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH
Gartenstraße 11, 33604 Bielefeld
Tel.: 0521-4481883-0 oder 030-6098513-0
E-Mail: info@Trainings-Online.de