von der Verwaltung festgelegt und wichtige Termine von VIP-Dozenten vorab eingetragen, werden die restlichen Dozenten informiert und können das zugewiesene Zeitbudget im TraiNex selbst verplanen. Hierzu klickt der Dozent im Wochenplan einfach bei einer freien Unterrichtseinheit auf „Blocken“. Der Dozent kann dabei niemals mehr Stunden planen als er eigentlich unterrichten darf und kann niemals Termine buchen, die vielleicht erst wenige Sekunden vorher ein anderer Dozent geblockt hat. Somit ist gewährleistet, dass alle Dozenten ihre Zeitbudgets für ihre Unterrichtsthemen vollständig und im Abgleich mit ihrem persönlichen Terminkalender selbst verplanen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Während die technische Realisation an der VWA strukturiert geplant werden konnte, blieb abzuwarten, ob die Dozenten bereit sein würden, sich in die Planung aktiv einzubringen. Tatsächlich wurde der Vorteil, dass keine Listen mehr kontrolliert und keine Mails mit Unterrichtswunschterminen geschrieben werden müssen, schnell erkannt und geschätzt. Die Dozenten haben sich organisatorisch und kulturell in kurzer Zeit auf diese neue Art der Stundenplanung

eingelassen.

 

Der verantwortliche Einsatzplaner schätzt die Vorteile sowohl des zentralen auch auch des dezentralen Moduls sehr: „Die Planung ist jetzt wesentlich übersichtlicher und einfacher. Während die Dozenten ihre Stunden selbst eintragen, spare ich zudem kostbare Zeit für andere Aufgaben.“ Nach der dezentralen Phase folgt dann wieder eine zentral kontrollierte Phase. Die Verwaltung prüft, ob alle eingetragenen Termine so durchgeführt werden können oder noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Am Ende wird der Plan mit einem Mausklick den Studierenden zur Verfügung gestellt.

 

Der Nutzen 

„Wie ein Mosaik mussten früher die Veranstaltungen der Dozenten auf Papier zusammengesetzt werden. Dafür haben wir mehrere Tische zusammengeschoben und die ausgedruckten Termine darauf verteilt“, erinnert sich schmunzelnd der Erstplaner. „Dank TraiNex benötige ich jetzt als Arbeitsfläche dafür nur noch meinen PC-Bildschirm. Und die Lehrenden haben schnell erkannt, dass diese Art der Stundenplanung allen Vorteile bringt. Sie selbst können bei der Einteilung ihrer Stunden mehr mitbestimmen.“

 

Bei der Planung im digitalen Kalender werden Fehler von vornherein vermieden: Überschneidungen oder andere Fehlplanungen von Stunden, Räumen und weiteren Ressourcen meldet das TraiNex sofort: „Die rot markierte Warnmeldung ist nicht zu übersehen. Ich weiß sofort – Achtung – hier muss eine Alternative gefunden werden.“

 

Das Modul Einsatzplanung sorgt für Übersichtlichkeit: Dozenten und Studierende sehen zusätzlich zu den Lehrterminen auch den Veranstaltungsraum in ihrem persönlichen Stundenplan, darüber hinaus werden den Dozenten Gruppenkalender z. B. für Ausschusssitzungen oder Privattermine angezeigt. Der Stundenplan wird nicht mehr ausgedruckt, sondern steht in der aktuellen Version immer über Web auf PC, Mac oder mobilen Endgeräten zur Verfügung. Nächste persönliche Termine werden auf der TraiNex-Startseite und zu Monatsbeginn via Mail oder auch einer Toolbar automatisch angezeigt.