das alle Codes via Codetabellen zugeordnet werden müssten: So bekommt der Wohnkreis Aachen die Nummer 05354 und ein Erststudium in Mannheim die 6780. Diese amtlich erforderliche Übersetzungsarbeit dauerte pro Student ca. zehn Minuten, was sich bei 100 Studierenden zu circa drei Tagen Arbeit summieren würde. Anschließend müssten die Codes von jedem Fragebogen in bestimmte Spalten des amtlichen Excels gesetzt und um Standardcodes für Geschlecht oder Nationalität ergänzt werden, was insgesamt nochmals circa zehn Stunden Arbeit verursachen würde.

 

Diese Exceltabelle und ein zusätzlicher Erhebungsbogen müsste dann postalisch an das Landesamt für Statistik geschickt werden. Mit der immer größer werdenden Anzahl an Studierenden ist solch ein Vorgehen höchst ineffizient.

 

 

Ziel und Lösungsansatz

Die Berufsakademie äußerte deshalb den Wunsch nach einem TraiNex-Modul, das die einzutragenden Stammdaten direkt und selbstständig codiert. Mehrfache Abfragen unter Studierenden sollten vermieden werden. Die bestehende Paper-Pencil-Befragung sollte am besten durch eine elektronische Kontrolle, der aus dem Bewerbungsprozess vorhandenen Daten ersetzt werden.

 

Die Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH kontaktierte hierzu zunächst das zuständige Landesamt für Statistik, um konkrete amtliche Anforderungen in Erfahrung zu bringen. Nach mehrmonatiger Entwicklung, die in enger Zusammenarbeit mit der Berufsakademie durchgeführt wurde, konnte das Modul "LDS-Statistik" in das bestehende TraiNex und den laufenden Betrieb der Berufsakademie komplett integriert werden.

 

Effizient brauchen die Daten einer einzelnen Person nun nur noch ein einziges Mal angelegt werden! Das Eintragen bzw. Verwalten der Daten erfolgt über einen

digitalisierten Personalbogen, der neben festen Auswahl-Feldern wie „Wohnort“ oder „Hochschulzugangsberechtigung“ auch freie

Textfelder für spezielle Daten wie "Eignung" oder Upload-Felder für beispielsweise den Lebenslauf enthält. Dieser Bogen wird bereits bei der Online-Bewerbung vom Bewerber selbst ausgefüllt, wobei unmerklich die Codes des Amtes sofort verwendet werden.

 

Nach erfolgreicher Bewerbung wird der Bewerber zum Studierenden. Alle Daten und Codes aus dem Bewerber-Stammdatenblatt   werden dabei automatisch in das Stammdatenblatt des Studierenden überführt.

 

Später bei Studienbeginn bekommt der Studienanfänger im TraiNex auf der Startseite präsentiert, welche seiner wichtigen Stammdaten bereits für seine Person hinterlegt sind. Der Studierende wird innerhalb der ersten Studienwoche amtlich aufgerufen, diese Daten im TraiNex zu prüfen. Falls Stammdaten sich seit der Bewerbung geändert haben oder falsche Stammdaten hinterlegt wurden, dann hat der Studierende die Möglichkeit, diese Fehler zu korrigieren und eine Änderung der Stammdaten einzuleiten. Der Statistikbeauftragte der Berufsakademie kann dann nach einer Woche eine Übersicht im TraiNex abrufen, in der beispielsweise steht: "Es gibt bei 50 Personen  42 Änderungen". Die Änderungen werden dem Verwalter sofort farblich hervorgehoben präsentiert und er kann diese annehmen oder ablehnen. Das Verfahren funktioniert auch standortübergreifend mit mehreren Statistikbeauftragten.

 

Alle nun verifizierten Daten fließen nicht nur in das Stammdatenblatt des Studierenden zurück sondern werden auch automatisch codiert, da das TraiNex im Hintergrund immer noch die aktuellen Codes des Landesamtes für Statistik verwendet. Auch eher seltene Merkmale wie „Zweites Auslandsstudium“ können signaturgerecht dauerhaft pro Studierenden gespeichert werden. Wenn das Landesamt für Statistik einzelne Codes löscht oder neue Codes mitteilt, kann der Statistikbeauftragte der Berufsakademie diese Änderungen schnell selbst im TraiNex einpflegen.

 

Das Ganze mündet in einen Mausklick, mit dem das amtliche Excel für alle beliebigen Studiengruppen eines Studienjahres