Der Kunde

Die Berufsakademie mit rund 220 Studierenden hat den Anspruch einer dualen Hochschule und bietet dem Nachwuchs an Fach- und Führungskräften betriebswirtschaftliche Studienmöglichkeiten.

Das Problem

Jede Berufsakademie in Deutschland ist seit 2017 verpflichtet, dem jeweils zum Bundesland gehörigen Amt für Statistik halbjährlich eine Meldung zu erstatten. Die Landesämter für Statistik (LDS) stellen hierfür jeweils eigene Vorlagen mit bundeseinheitlichen Codierungen zur Verfügung und melden diese Daten nach einer Prüfung anschließend weiter zum statistischen Bundesamt. Zu melden ist von der Berufsakademie an das Landesamt nicht nur die Zahl der Studienanfänger, sondern auch eine ausführliche Auflistung wichtiger Pflichtmerkmale von jedem einzelnen Studierenden. Insbesondere bei den Studienstartern sind zu Anfang circa 40 verschiedene Merkmale erstmals zu erfassen und mit speziellen Ziffern-Codes abzuspeichern und termingerecht zu melden.

Für das Verwaltungspersonal ist diese Aufgabe neu und ein Testlauf zeigt: Es ist sehr aufwendig, dem Landesamt für Statistik die aktuellen Daten der Berufsakademie termingerecht zu übermitteln. Denn hierzu müssten sämtliche Daten jedes Bewerbers einzeln in eine Excel-Tabelle eingetragen werden, deren Aufbau mit circa 40 verschiedenen Spalten amtlich vorgegeben ist. Diese Daten müssten aufgrund verschiedener Vorgaben des Landesamtes für Statistik codiert eingetragen werden. Für die verschiedenen Informationen, wie zum Beispiel Geburtsort, Hochschulzugangsberechtigung oder Wohnkreis gibt es verschiedene Zahlencodes, welche zunächst aus einer Art Codekatalog des Landesamtes für Statistik herausgearbeitet werden müssten.

Die dafür notwendige papiergestützte Erstbefragung aller Studienstarter würde von den Studierenden als überflüssig empfunden, da viele der Daten bereits bei der Bewerbung erfragt worden sind. Der zweiseitige Papier-Fragebogen würde nach der Abgabe vom Verwaltungspersonal der Berufsakademie quasi zunächst in die Sprache des Landesamtes für Statistik übersetzt.

Das heißt, das alle Codes via Codetabellen zugeordnet werden müssten: So bekommt der Wohnkreis Aachen die Nummer 05354 und ein Erststudium in Mannheim die 6780. Diese amtlich erforderliche Übersetzungsarbeit dauerte pro Student ca. zehn Minuten, was sich bei 100 Studierenden zu circa drei Tagen Arbeit summieren würde. Anschließend müssten die Codes von jedem Fragebogen in bestimmte Spalten des amtlichen Excels gesetzt und um Standardcodes für Geschlecht oder Nationalität ergänzt werden, was insgesamt nochmals circa zehn Stunden Arbeit verursachen würde.

Diese Exceltabelle und ein zusätzlicher Erhebungsbogen müsste dann postalisch an das Landesamt für Statistik geschickt werden. Mit der immer größer werdenden Anzahl an Studierenden ist solch ein Vorgehen höchst ineffizient.

Ziel und Lösung

Die Berufsakademie äußerte deshalb den Wunsch nach einem TraiNex-Modul, das die einzutragenden Stammdaten direkt und selbstständig codiert. Mehrfache Abfragen unter Studierenden sollten vermieden werden. Die bestehende Paper-Pencil-Befragung sollte am besten durch eine elektronische Kontrolle, der aus dem Bewerbungsprozess vorhandenen Daten ersetzt werden.

Die Trainings-Online Gesellschaft für E-Portale mbH kontaktierte hierzu zunächst das zuständige Landesamt für Statistik, um konkrete amtliche Anforderungen in Erfahrung zu bringen. Nach mehrmonatiger Entwicklung, die in enger Zusammenarbeit mit der Berufsakademie durchgeführt wurde, konnte das Modul "LDS-Statistik" in das bestehende TraiNex und den laufenden Betrieb der Berufsakademie komplett integriert werden.

Effizient brauchen die Daten einer einzelnen Person nun nur noch ein einziges Mal angelegt werden! Das Eintragen bzw. Verwalten der Daten erfolgt über einen digitalisierten Personalbogen, der neben festen Auswahl-Feldern wie „Wohnort“ oder „Hochschulzugangsberechtigung“ auch freie Textfelder für spezielle Daten wie "Eignung" oder Upload-Felder für beispielsweise den Lebenslauf enthält. Dieser Bogen wird bereits bei der Online-Bewerbung vom Bewerber selbst ausgefüllt, wobei unmerklich die Codes des Amtes sofort verwendet werden.

Nach erfolgreicher Bewerbung wird der Bewerber zum Studierenden. Alle Daten und Codes aus dem Bewerber-Stammdatenblatt werden dabei automatisch in das Stammdatenblatt des Studierenden überführt.

Später bei Studienbeginn bekommt der Studienanfänger im TraiNex auf der Startseite präsentiert, welche seiner wichtigen Stammdaten bereits für seine Person hinterlegt sind. Der Studierende wird innerhalb der ersten Studienwoche amtlich aufgerufen, diese Daten im TraiNex zu prüfen. Falls Stammdaten sich seit der Bewerbung geändert haben oder falsche Stammdaten hinterlegt wurden, dann hat der Studierende die Möglichkeit, diese Fehler zu korrigieren und eine Änderung der Stammdaten einzuleiten. Der Statistikbeauftragte der Berufsakademie kann dann nach einer Woche eine Übersicht im TraiNex abrufen, in der beispielsweise steht: "Es gibt bei 50 Personen 42 Änderungen". Die Änderungen werden dem Verwalter sofort farblich hervorgehoben präsentiert und er kann diese annehmen oder ablehnen. Das Verfahren funktioniert auch standortübergreifend mit mehreren Statistikbeauftragten.

Alle nun verifizierten Daten fließen nicht nur in das Stammdatenblatt des Studierenden zurück sondern werden auch automatisch codiert, da das TraiNex im Hintergrund immer noch die aktuellen Codes des Landesamtes für Statistik verwendet. Auch eher seltene Merkmale wie „Zweites Auslandsstudium“ können signaturgerecht dauerhaft pro Studierenden gespeichert werden. Wenn das Landesamt für Statistik einzelne Codes löscht oder neue Codes mitteilt, kann der Statistikbeauftragte der Berufsakademie diese Änderungen schnell selbst im TraiNex einpflegen.

Das Ganze mündet in einen Mausklick, mit dem das amtliche Excel für alle beliebigen Studiengruppen eines Studienjahres heruntergeladen werden kann. Auch Absolventen inkl. Prüfungsnote können integriert sein. Bundeslandesspezifische Besonderheiten werden dabei berücksichtigt. Alle Informationen der Studierenden sind gem. „HStatG2016 für Berufsakademien“ codiert am richtigen Platz der Excel-Tabelle und können direkt zum Landesamt für Statistik geschickt werden.

Der Nutzen

Schnell wurde deutlich, dass sich die Funktion des automatischen Codierens positiv auf den Arbeitsaufwand auswirkt. Zum einen müssen die Studierenden keinen zusätzlichen Papierbogen zu Studienbeginn mehr ausfüllen, sondern sind nur angehalten, die vorhandenen elektronischen Daten einmalig zu prüfen. Dies wird von studentischer Seite als deutlicher Servicezuwachs wahrgenommen. Zum anderen entfällt auf Verwaltungsseite der Berufsakademie die bisherige Mehrfacheingabe von Stammdaten sowie das aufwendige Codieren und Zuordnen der Codes in spezielle Excel-Spalten.

Das empfindet der Statistikbeauftragte der Berufsakademie als eine große Erleichterung: „Mit dem TraiNex ist der Aufwand deutlich kleiner und wir können viel Zeit einsparen.“ Allein nur das Codieren der Daten hätte zu Studienbeginn ein bis zwei Wochen gedauert. „Der Arbeitsbereich des Codierens ist dank TraiNex quasi überhaupt nicht vorhanden. Das ist so genial“, fügt er erleichtert hinzu.




Mit nur einem Klick erstellt das TraiNex aus den hinterlegten Stammdaten das Excel mit den Codes der Studienanfängern für das Landesdatenamt für Statistik, in diesem Fall für das Bundesland NRW.

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